Økonomi
- Sett opp et budsjett som viser kostnader, tilgjengelige midler og eventuelle inntektekter.
- For mat og servering bruk statens satser for servering. Merk egne satser for alkoholservering. Les mer om regler for dette på UiO sine sentrale sider.
- For reise se: Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO.
Husk bruk UiO's rammeavtale. Bestillinger sendes via bestillingssystemet.
Reservasjon av lokale
Rom reserveres gjennom Outlook og/eller TP-systemet.
Unntak gjelder følgende lokaler:
For mer info se UiO sine sentrale sider
Arrangementside på nett
Vurder behov for nettside sammen med faglig ansvarlig. Mindre arrangementer og interne seminarer trenger ikke ekstern nettside.
For oppretting av arrangementsside se UiO sin sentrale side.
Husk å bruke bilder du har tillatelse til. UiO har en avtale med Colourbox, men du kan også bruke Creative Commons på flickr.
For bruk av bilder på UiO sine sider se veileder.
Påmelding
Bruk nettskjema for påmelding.
- Ved servering skal nettskjema inneholde et obligatorisk felt om arbeidssted.
- Husk å inkludere svaralternativ i nettskjema der deltager kan melde spesielle behov. Videre, om påmeldte er villig til å stå på deltakeroversikt.
Frist for påmelding er minimum 10 arbeidsdager før arrangementet.
Reiser og overnatting
Reiser og overnatting må bestilles via UiO sitt reisebyrå, Egencia.
Kontakt de du skal bestille reise og/eller overnatting for i god tid.
Be om navn som oppgitt i pass, ønsket tidspunkt for ankomst-/avreise, samt telefonnummer.
Kommunikasjon med deltakere
- Vurder behovet for å sende deltakere informasjon om hvordan komme seg til/fra arrangementsstedet.
- Bruk blindkopi 'bcc' når invitasjoner sendes ut til flere adresser samtidig.
- Send e-post til deltakere og innledere med påminnelse om arrangement senest en uke før. Husk be innledere sende eventuelle PowerPoint-presentasjoner på e-post senest et par dager før arrangementet.
Mat og servering
Bestillinger
For en oppdatert oversikt over cateringselskaper med rammeavtale se UiO sine sentrale sider.
Tips ved servering:
- Det blir alltid endring i antall påmeldte. Ta høyde for dette ved bestilling.
- Alkohol må bestilles fra Vinmonopolet. De garanterer bare levering for bestillinger mottatt minst en uke før arrangementet. Be om levering senest dagen før.
NB! Ved servering av alkohol i museets lokaler skal det søkes om skjenkebevilling. Søknad skal sendes til postmottak@nae.oslo.kommune minst en måned i forkant av arrangementet!
Program og skilting
Ved større arrangementer kan trykt program og navneskilt i plastmapper bestilles fra Reprosentralen.
Vent med å skrive ut programmet så lenge som mulig. Det blir alltid endringer.
Tips:
- I program: vær forsiktig med bruk av kursiv og fet skrift, det kan redusere lesbarheten og hold deg til maks tre skriftstørrelser.
- Lag gjerne PowerPoint-slides i samme "stil" som programmet med tittelen på konferansen
- Lag emneknagg til bruk på Twitter.
- Vent til dagen før med å skrive ut navnelapper.
Vakthold
Ved arrangementer som går utover ordinær arbeidstid og museenes åpningstider må ekstra vakthold bestilles. Se rutine for bestilling av vakthold ved KHM.