Orientering for nye personalmedarbeidere ved MED

Fakultetet har en administrasjon og fire institutter/grunnenheter. Fakultetet har dekan som øverste leder. Fakultetsdirektøren leder på vegne av dekan administrasjonen på fakultetsnivå. Hvert institutt har en instituttleder samt en kontorsjef/administrativ leder med administrative lederfunksjoner innenfor fullmakter gitt av instituttleder.

For nærmere informasjon om ansvaret til den enkelte leder, se stillingsbeskrivelser for ledere ved Det medisinske fakultet.

Oppdrag fra grunnenheten til personalmedarbeideren kommer i mange tilfeller fra den administrative lederen (kontorsjef/seksjonsleder), men kan også komme direkte fra ansatte i fagmiljøet. Saker som kommer fra fagmiljøet bør godkjennes av kontorsjef/instituttleder før man behandler saken videre, men sett deg først og fremst inn i fullmaktsforhold og rutiner for behandling av saker ved din enhet. Anmodningsskjema finner du under Personal i sentral skjemaoversikt.

Se oversikt over hvem som har ansettelsesmyndighet i forskjellige saker (pdf)

• Tilsettingsutvalget ansetter i mange vitenskapelige stillinger.
• Ansettelsesrådet ansetter i tekniske og administrative stillinger av over ett års varighet.
• I tillegg har instituttene lokale ansettelsesutvalg/tilsettingsutvalg (også kalt IAU eller ITU)
• Organisasjonskart for fakultetet

Fellesområder for utveksling av informasjon

Vi har et fellesområde for personalmedarbeidere ved fakultetet som heter pol-felles. Der legges blant annet saker til tilsettingsutvalget og ansettelsesrådet. Her må du ha tilgang for å kunne koble deg til området.

Personalnettverk

Fakultetets personalnettverk

Alle personalmedarbeiderne er invitert til å delta i fakultetets personalnettverk. Det er møte to til tre ganger i semesteret. Tema for møtene velges ut i fra behov og ønsker i nettverket. Alle kan melde inn saker de ønsker å presentere, diskutere med andre eller få informasjon om.

Vi har også en felles epostliste: personal@medisin.uio.no. Slik melder du deg på e-postlisten

UiOs personalnettverk

UiO har et nettverk for alle personalmedarbeidere, med møter flere ganger i semesteret. På disse møtene får man informasjon om saker som angår alle som jobber med personal ved UiO. Møteinnkallinger sendes ut via epostlisten personalkonsulenter@admin.uio.no. Bruk samme fremgangsmåte som over for å melde deg inn.

Universitetets ressurser for personalmedarbeidere

Personalarbeid ved UiO

Her kan du klikke deg videre til:

• Personalhåndboka
• Regelverk   - UiOs regelverk innen personal gir regelverk for ansettelse i forskjellige typer stillinger og linker til sentrale lover og forskrifter
• Rutiner for personalarbeid for utarbeidelse av alt fra arbeidsavtaler til brev til bedømmelseskomité - se spesielt siden personalmapper som gir beskrivelse av de aller fleste dokumenter i en personalmappe og hvordan de saksbehandles.

Kurs

Kurs innen personal finner du på denne siden: https://www.uio.no/for-ansatte/kompetanse/tema/personal/

Særlig kurset om lønnsbestillinger er viktig å få med seg hvis du er ny i rollen!

Elektroniske verktøy

• ePhorte er UiOs elektroniske arkiv og saksbehandlingssystem, her ligger alle personalmapper og ansettelsessaker. EPhorte brukes også til elektronisk oversending av dokumenter fra personal til lønningsseksjonen, dette kan du finne ut mer om på siden for personalmapperutiner, se særlig under brukerveiledninger
• Jobbnorge er UiOs rekrutteringssystem.
• SAPDFØ er UiOs lønns- og personalsystem. Som personalmedarbeider kan man få lesetilgang for å slå opp opplysninger, kontrollere lønnsbestillinger og ta ut rapporter.

Statlige ressurser

Statens personalhåndbok (lovdata.no)
Kokebok for alle personalspørsmål i staten. Dekker ikke spesielle universitetsforhold. Fin til oppslag, og har en grei søkefunksjon.

De mest sentrale lovkildene

• Statsansatteloven (lovdata.no) - en særlov som går foran arbeidsmiljøloven
• Arbeidsmiljøloven (lovdata.no) gjelder for områder som ikke er omtalt i statsansatteloven
• Forskriftene til statsansatteloven (lovdata.no) - gir bl.a. nærmere omtale av unntaksregler
• Lov om universiteter og høgskoler (lovdata.no) - fastsetter bl.a. regler om ansettelse av professorer og førsteamanuenser
• Offentleglova (lovdata.no) - gir bl.a. informasjon om hva som kan offentliggjøres i forbindelse med ansettelsessaker
• Forvaltningsloven (lovdata.no) - gir regler om saksbehandling i det offentlige, regler om habilitet og taushetsplikt
• Ferieloven (lovdata.no)

Det sentrale avtaleverket

• Hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no) - blir forhandlet fram av partene. Det er en hovedtariffavtale for Akademikerne og Unio, og en for Lo og YS. De som er uorganiserte går inn under avtalen for Akademikerne og Unio. En tariffavtale er per definisjon ufravikelig, man kan derfor ikke avtale verken bedre eller dårligere vilkår enn man har etter avtalen. En tariffavtale går foran loven hvis loven åpner for å avtale andre vilkår enn det som er lovbestemt. Hovedtariffavtalene kan i prinsippet inneholde hva som helst som gjelder arbeidsforholdet, og inneholder bl.a. regler om lønnsfastsetting, ferie og permisjon.
• Hovedavtalen i staten - blir forhandlet frem av partene, og gir regler for medbestemmelse, særlig for hvordan kommunikasjonen mellom arbeidsgiver og fagforeningene skal være. Er særlig aktuell for den enkelte personalmedarbeider når det gjelder utsending av stillingsannonse til fagforeningene før utlysning.