Utvekslingsavtaler i Erasmus+

All studentutveksling og undervisningsmobilitet under Erasmus+ skal foregå på bakgrunn av formelle utvekslingsavtaler mellom UiO og det utenlandske lærestedet. Avtalen skal følge en mal utformet av EU-kommisjonen.

Nytt

Fra og med juni 2019 meldes alle nye og forlengete/endrete Erasmus+-avtaler inn via Nettskjema. Kvalitetssikringsskjema er nå en integrert del av denne innmeldingen, dersom fagmiljøet ønsker det. I Nettskjema for innmelding av avtaler vil fagmiljøene også kunne bestille nettside og publiseringsmuligheter i søknadsweb.

Hvem tar initiativ til en avtale?

Det er fagmiljøene som best avgjør om en utvekslingsavtale skal inngås eller ikke. En god avtale er bygget på godt vitenskapelig samarbeid eller et gjensidig ønske om vitenskapelig samarbeid. Avtaler kan inngås enten på initiativ fra fagmiljøene ved UiO eller fra partnerinstitusjonen. Dersom universiteter i Europa kontakter Erasmus-teamet ved UiO med ønske om samarbeid, videreformidles dette direkte til instituttene. 

Hva bør fagmiljøet tenke på før inngåelse av avtale?

Utforsk studiestedet! Hvilken informasjon finnes om institusjonen i Europa? Hvor kompatibelt er fagmiljøet med tilsvarende på UiO? Har lærestedet emner og kurs på engelsk som passer i studentens studieprogram ved UiO? Har de et støtteapparat for internasjonale studenter/ansatte? Er studentene garantert bolig? Gjør studiestedets akademiske kalender og semesterinndeling det mulig å utveksle innenfor de datoene som passer i UiOs studieprogram?

Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fungerer som sjekkliste ved inngåelse av utvekslingsavtaler og skal sikre god kvalitet på avtalen (se også punkt 9 under). Dette skjema er nå en integrert del av nettskjema for innmelding av nye og forlengete/endrete avtaler. Se over. 

Merk at dersom avtalen skal omfatte mobilitet på PhD-nivå, må det tydeliggjøres at disse kandidatene ikke regnes som studenter, men ansatte/gjesteforskere, når de kommer til UiO (også i kvalitetssikringsskjema!).

Fagmiljøet må forhåndsgodkjenne kursene som studentene ønsker å ta ved det utenlandske lærestedet. Det er derfor viktig å nøye vurdere om studietilbudet passer inn i studentens studieprogram ved UiO før man forplikter seg. Vi anbefaler også at dere i størst mulig grad setter sammen pakker av kurs ved partneruiniversitetet som enkelt kan godkjennes i studentens studieprogram (jf. tiltak 15 i UiOs Handlingsplan for internasjonalisering 2012-2014).

Ved opprettelse av avtaler for ansattmobilitet gjennom Erasmus+, må undervisningen inngå som en integrert del av læreplanen og imøtekomme kravene for ansattmobilitet for undervisning.

Norske universiteter kan inngå avtaler under Erasmus+ med institusjoner i EU-landene Makedonia, Serbia, Tyrkia og Island. For avtaler med Sveits brukes samme avtalemal, men Sveits er per 2014 ikke deltaker i Erasmus+, og utreisende studenter på studieopphold (obs! gjelder ikke praksis) fra UiO får stipend fra den sveitsiske institusjonen gjennom et sveitsisk skyggeprogram til Erasmus+.

Hva forplikter fagmiljøet seg til ved inngåelse av en utvekslingsavtale?

Ved inngåelse av avtale må fagmiljøet være forberedt på å ta imot studenter og ansatte fra utlandet, og plikter å ta imot så mange studenter og ansatte som det er oppgitt i avtalen. Undervisningen må tilrettelegges for de innreisende studentene, dvs. forelesninger, prøver og all pensumslitteratur i de relevante emnene må kunne tilbys på engelsk. Dersom man for eksempel bare kan tilby emner til utvekslingsstudenter i høstsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partneren slik at denne ikke sender studenter i vårsemesteret.

Utfylling av avtaledokumenter

Vitenskapelig ansatte som ønsker å inngå en avtale bes kontakte internasjonal koordinator ved egen enhet for utfylling av nye avtaler.

Mobilitet mellom programland i Europa: UiOs mal for avtaler under Erasmus+ (docx).

Mobilitet mellom programland og partnerland: avtalemalen fås av Avdeling for studieadministrasjon i forbindelse med tildelingen.

Malene angir minimumsinformasjonen som skal være med i en avtale, men det er fullt mulig å legge til ekstra opplysninger, bruke en annen utforming eller endre rekkefølgen på punktene.

Avtalen er forhåndsutfylt med en rekke informasjon om UiO. Tilsvarende informasjonen må fremgå om partnerinstitusjonen:

  1. I tillegg til kontaktinformasjonen til UiOs Erasmuskoordinator må man fylle inn kontaktinformasjon (navn, telefon og e-postadresse) til akademisk og administrativ kontaktperson ved eget fagmiljø. Partnerinstitusjonen legger deretter til sin kontaktinformasjon i avtalen.
  2. Angi hvilket fagområde og ISCED fagkode avtalen gjelder for (f.eks. Subject area code 0312 Political sciences and civics). Bruk fagkoden som passer best og spesifiser eventuelt underområdet i teksten. Se også ISCED fagkoder (xls).
  3. Språkkrav spesifiseres tydelig. UiO krever at studentene har engelskferdigheter på B2-nivå i henhold til Det felles europeiske rammeverket for språk (CEFR).
  4. Under "study cycle" angis nivå for utvekslingen (1st cycle=BA, 2nd cycle=MA, 3rd cycle=PhD). Merk at PhD-kandidater ikke behandles som studenter ved UiO, men som gjesteforskere.
  5. For studiemobilitet angis antall studenter (normalt 2-4) og antall måneder oppholdet skal gjelde (minimum 3, maksimum 12 måneder) i kolonnen "Studies".
  6. Dersom avtalen også skal gjelde praksisplasser for studenter angis dette på samme måte i kolonnen "Traineeships" (minimumslengde 2 måneder).
  7. Dersom avtalen gjelder ansattmobilitet for undervisning eller opplæring kan dette fylles inn under "Staff mobility".
  8. Dersom instituttet ønsker å legge inn egne krav eller forutsetninger i avtalen, kan dette legges til under "D. Additional requirements".
  9. Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) arkiveres sammen med avtalen

Hvem kan undertegne en Erasmus-avtale?

Avtalen skal signeres ved begge institusjoner. I Erasmus+ godtas scannede kopier av signaturer i avtaledokumentene. Rektor har signert Erasmus Charter for Higher Education for 2014-2021 på vegne av UiO og har delegert fullmakt til å signere avtalene til institutter og fakulteter. Rektors signatur er derfor ikke nødvendig på hver avtale.

Hvem som kan undertegne en Erasmus-avtale avhenger av hvilket fagmiljø avtalen gjelder for:

  • Gjelder avtalen kun ett fagmiljø er det kun instituttleder som kan signere avtalen. Avtalen skal ikke signeres av administrative eller akademiske ansvarlige for internasjonalisering ved instituttet. Dette for å sikre at avtalen er faglig forankret på instituttet og at instituttledelsen holdes orientert om avtaleporteføljen til eget fagmiljø.
  • Gjelder avtalen flere fagmiljø på et fakultet, eller et tverrfaglig program, er det dekan eller studiedekan som signerer på vegne av fakultetet.
  • Gjelder avtalen flere fakulteter ved UiO eller enheter under universitetsstyret kan avtalen signeres av direktør for Avdeling for studieadministrasjon i LOS.

Administrasjon og arkivering av Erasmus-avtaler

Fakultetskontakten for internasjonalisering ved hvert fakultet har ansvar for å gjennomgå og vedlikeholde fakultetets avtaleportefølje. Fakultetskontakten har ansvar for å fornye avtaler innen fristene før utlysning i Søknadsweb 10. januar og 10. august, eller avslutte avtaler som ikke ønskes videreført i samarbeid med enheten som eier avtalen. Erasmusteamet i Seksjon for studiekvalitet registrerer nye og fornyede avtaler i FS.

Avtaleutkast som blir sendt til Erasmus-koordinator fra et utenlandsk universitet, blir videresendt til enheten, som kvalitetssikrer innholdet i avtalen og signerer. Dette gjelder både helt nye avtaler og fornyelser. Enheten arkiverer den ferdige, signerte versjonen av avtalen i ePhorte. Fakultetskoordinator er ansvarlig for å utarbeide og følge opp interne rutiner for arkivering av avtaler, samt opplæring av nye medarbeidere. Kvalitetssikringsskjema arkiveres også for hver nye avtale som inngås.

Enheten må informere Erasmus-koordinatorer om nye eller forlengede avtaler som skal registreres i FS. Send epost til erasmus-uio@admin.uio.no med avtaledokument som vedlegg. Oppgi Ephorte saksnummer og gjerne også avtale-ID i epost (hvis forlengelse). Fakultetskoordinator er ansvarlig for at dette blir gjort.

Når avtalen er registrert i FS, kan den benyttes til utveksling av studenter og ansatte. FS-oversikten brukes også til å lage raskt oppdaterte oversikter over inngåtte Erasmus-avtaler ved UiO.

Terminere en avtale

Det er forskjellige årsaker til at et fagmiljø eller fakultet ønsker å terminere en avtale. Dersom kun én av partene ønsker å si opp avtalen, må den andre parten informeres i god tid. I tillegg, må avtalen må stå i 12 måneder etter oppsigelse, for å sikre at studentene som er nominert til utveksling får gjennomført oppholdet sitt. 

Maler/skjemaer

Se også

 
 
Publisert 28. okt. 2014 11:52 - Sist endret 12. juni 2019 14:40