Avtaler i ny erasmusperiode 2021-2027
Seksjon for studiekvalitet jobber med rutiner for inngåelse, registering og forvaltning av avtaler for ny periode 2021-2027.
Alle avtaler som skal videreføres i ny programperiode skal, i følge krav fra EU, være fornyet digitalt senest 31. desember 2022. Erasmus+-avtaler med partnerinstitusjoner i Storbritannia kan forlenges til 31. mai 2023.
Erasmus+-avtaler kan inngås i Inter-Institutional Agreement Manager (IIAm) i EWP Dashboard. Enhetene anbefales imidlertid å fortsatt bruke papirmal og eksisterende rutine for å inngå avtaler. Oppdatert avtalemal finner du nederst på denne siden under "Maler/skjemaer".
I overgangsperioden fra gammelt til nytt Erasmus+-program, og i overgangen til digital løsning for utveksling av informasjon om avtaler og studenter med Erasmus-partnere, anbefales det at avtaleeier først går i dialog med avtalepartner per epost om vilkår for videre samarbeid i Erasmus+ 2021-2027.
Deretter anbefales følgende:
1) Dersom det lar seg gjøre for avtalepartner, anbefales fornying eller inngåelse av Erasmus+-avtalen på papir, i mal for 2021-2027 (se nederst, under maler/skjemaer), eller på e-post frem til digital signering er en mulighet.
2) Dersom det ikke er mulig å fornye eller inngå en avtale på papir, kan IIAm benyttes i Erasmus+-Dashboard. Merk at systemet foreløpig ikke svarer til UiOs krav for signering eller arkivering. Man kan opprette avtale og starte utveksling av data/innhold i avtalen, men avtalen kan for øyeblikket ikke signeres eller arkiveres på en forsvarlig måte.
3) Inngåelse av helt nye avtaler for ny periode bør gjøres på papir og ikke per epost.
Se også UiOs FAQ for avtaleinngåelse i ny programperiode.
Registrering av avtaler i FS
Nye Erasmus-avtaler skal meldes inn for registrering via Nettskjema. Endringer av betydning i eksisterende avtaler skal også meldes inn via nettskjema.
På bakgrunn av utfylt nettskjema vil Seksjon for studiekvalitet registrere avtalen i FS. Enheten må også bestille publisering av søknadsalternativ i Søknadsweb (for ut-opptaket). Kvalitetssikringsskjema er tilgjengelig som en integrert del av nettskjemaet, dersom fagmiljøet ønsker det.
Det er viktig at enhetene følger rutinene som gjelder ved inngåelse av Erasmus-avtaler.
NB: Avtaler som skal forlenges i ny periode og som er avtalt på epost, trenger ikke å meldes inn enkeltvis, men skal inngå i prosessen der enhetene fyller ut excel-oversikter for avtaler i ny periode.
Hvem tar initiativ til en avtale?
Det er fagmiljøene som best avgjør om en utvekslingsavtale skal inngås eller ikke. En god avtale er bygget på godt vitenskapelig samarbeid eller et gjensidig ønske om vitenskapelig samarbeid. Avtaler kan inngås enten på initiativ fra fagmiljøene ved UiO eller fra partnerinstitusjonen. Dersom universiteter i Europa kontakter Erasmus-teamet ved UiO med ønske om samarbeid, videreformidles dette direkte til instituttene.
Hva bør fagmiljøet tenke på før inngåelse av avtale?
Utforsk studiestedet! Hvilken informasjon finnes om institusjonen i Europa? Hvor kompatibelt er fagmiljøet med tilsvarende på UiO? Har lærestedet emner og kurs på engelsk som passer i studentens studieprogram ved UiO? Har de et støtteapparat for internasjonale studenter/ansatte? Er studentene garantert bolig? Gjør studiestedets akademiske kalender og semesterinndeling det mulig å utveksle innenfor de datoene som passer i UiOs studieprogram?
Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fungerer som sjekkliste ved inngåelse av utvekslingsavtaler og skal sikre god kvalitet på avtalen (se også punkt 9 under). Dette skjema er nå en integrert del av nettskjema for innmelding av nye og forlengete/endrete avtaler.
NB: dersom avtalen skal omfatte mobilitet på PhD-nivå, må det tydeliggjøres at disse kandidatene ikke regnes som studenter, men ansatte/gjesteforskere, når de kommer til UiO (også i kvalitetssikringsskjema!).
Fagmiljøet må forhåndsgodkjenne kursene som studentene ønsker å ta ved det utenlandske lærestedet. Det er derfor viktig å nøye vurdere om studietilbudet passer inn i studentens studieprogram ved UiO før man forplikter seg. Vi anbefaler også at dere i størst mulig grad setter sammen pakker av kurs ved partneruniversitetet som enkelt kan godkjennes i studentens studieprogram (jf. tiltak 15 i UiOs Handlingsplan for internasjonalisering 2012-2014).
Ved opprettelse av avtaler for ansattmobilitet gjennom Erasmus+, må undervisningen inngå som en integrert del av læreplanen og imøtekomme kravene for ansattmobilitet for undervisning.
Norske universiteter kan inngå avtaler under Erasmus+ med institusjoner i EU-landene Makedonia, Serbia, Tyrkia og Island. For avtaler med Sveits brukes samme avtalemal, men Sveits er per dd. ikke deltaker i Erasmus+, og utreisende studenter på studieopphold (obs! gjelder ikke praksis) fra UiO får stipend fra den sveitsiske institusjonen gjennom et sveitsisk skyggeprogram til Erasmus+.
Hva forplikter fagmiljøet seg til ved inngåelse av en utvekslingsavtale?
Ved inngåelse av avtale må fagmiljøet være forberedt på å ta imot studenter og ansatte fra utlandet, og plikter å ta imot så mange studenter og ansatte som det er oppgitt i avtalen. Undervisningen må tilrettelegges for de innreisende studentene, dvs. forelesninger, prøver og all pensumslitteratur i de relevante emnene må kunne tilbys på engelsk. Dersom man for eksempel bare kan tilby emner til utvekslingsstudenter i høstsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partneren slik at denne ikke sender studenter i vårsemesteret.
Utfylling av avtaledokumenter
Vitenskapelig ansatte som ønsker å inngå en avtale bes kontakte internasjonal koordinator ved egen enhet før inngåelse av nye avtaler.
Malene (under maler/skjemaer) angir minimumsinformasjonen som skal være med i en avtale, men det er fullt mulig å legge til ekstra opplysninger, bruke en annen utforming eller endre rekkefølgen på punktene.
Avtalen er forhåndsutfylt med en rekke informasjon om UiO. Tilsvarende informasjonen må fremgå om partnerinstitusjonen:
- I tillegg til kontaktinformasjonen til UiOs Erasmus-koordinator må man fylle inn kontaktinformasjon (navn, telefon og e-postadresse) til akademisk og administrativ kontaktperson ved eget fagmiljø. Partnerinstitusjonen legger deretter til sin kontaktinformasjon i avtalen.
- Angi hvilket fagområde og ISCED fagkode avtalen gjelder for (f.eks. Subject area code 0312 Political sciences and civics). Bruk fagkoden som passer best og spesifiser eventuelt underområdet i teksten. Se også ISCED fagkoder.
- Språkkrav spesifiseres tydelig. UiO krever at studentene har engelskferdigheter på B2-nivå i henhold til Det felles europeiske rammeverket for språk (CEFR).
- Under "study cycle" angis nivå for utvekslingen (1st cycle=BA, 2nd cycle=MA, 3rd cycle=PhD). Merk at PhD-kandidater ikke behandles som studenter ved UiO, men som gjesteforskere.
- For studiemobilitet angis antall studenter (normalt 2-4) og antall måneder oppholdet skal gjelde (maksimum 12 måneder) i kolonnen "Studies".
- Dersom avtalen også skal gjelde praksisplasser for studenter angis dette på samme måte i kolonnen "Traineeships" (minimumslengde 2 måneder).
- Dersom avtalen gjelder ansattmobilitet for undervisning eller opplæring kan dette fylles inn under "Staff mobility".
- Dersom instituttet ønsker å legge inn egne krav eller forutsetninger i avtalen, kan dette legges til under "D. Additional requirements".
- Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (doc) fylles ut og arkiveres sammen med avtalen.
Hvem kan undertegne en Erasmus-avtale?
Avtalen skal signeres ved begge institusjoner. I Erasmus+ godtas skannede signaturer i avtaledokumentene. Universitetsdirektøren har signert Erasmus Charter for Higher Education for 2020-2027 på vegne av UiO og har delegert fullmakt til å signere avtalene til institutter og fakulteter. Universitetsdirektørens signatur er derfor ikke nødvendig på hver avtale.
Hvem som kan undertegne en Erasmus-avtale avhenger av hvilket fagmiljø avtalen gjelder for:
- Gjelder avtalen kun ett fagmiljø er det kun instituttleder som kan signere avtalen. Avtalen skal ikke signeres av administrative eller akademiske ansvarlige for internasjonalisering ved instituttet. Dette for å sikre at avtalen er faglig forankret på instituttet og at instituttledelsen holdes orientert om avtaleporteføljen til eget fagmiljø.
- Gjelder avtalen flere fagmiljø på et fakultet, eller et tverrfaglig program, er det dekan eller studiedekan som signerer på vegne av fakultetet.
- Gjelder avtalen flere fakulteter ved UiO eller enheter under universitetsstyret kan avtalen signeres av direktør for Avdeling for studieadministrasjon i LOS.
Administrasjon og arkivering av Erasmus-avtaler
Fakultetskontakten for internasjonalisering ved hvert fakultet har ansvar for å gjennomgå og vedlikeholde fakultetets avtaleportefølje. Fakultetskontakten har ansvar for å fornye avtaler innen fristene før utlysning i Søknadsweb (begynnelsen av desember/slutten av juni) eller avslutte avtaler som ikke ønskes videreført i samarbeid med enheten som eier avtalen. Erasmus-teamet i Seksjon for studiekvalitet registrerer nye og fornyede avtaler i FS.
Avtaleutkast som blir sendt til Erasmus-koordinator fra et utenlandsk universitet, blir videresendt til enheten, som kvalitetssikrer innholdet i avtalen og signerer. Dette gjelder både helt nye avtaler og fornyelser. Enheten arkiverer den ferdige, signerte versjonen av avtalen i ePhorte. Fakultetskoordinator er ansvarlig for å utarbeide og følge opp interne rutiner for arkivering av avtaler, samt opplæring av nye medarbeidere. Kvalitetssikringsskjema arkiveres også for hver nye avtale som inngås.
Enheten må informere Erasmus-koordinatorer om nye eller forlengede avtaler som skal registreres i FS. Alle nye og forlengede/endrede Erasmus-avtaler skal meldes inn via Nettskjema. På bakgrunn av utfylt nettskjema vil Seksjon for studiekvalitet registrere avtalen i FS. I nettskjemaet kan enheten også bestille universitetsnettside og publisering av søknadsalternativ i Søknadsweb (for ut-opptaket). Kvalitetssikringsskjema er nå en integrert del av denne innmeldingen, dersom fagmiljøet ønsker det.
Fakultetskoordinator er ansvarlig for at nye avtaler og forlengelser/endringer meldes inn for registrering i FS så snart som mulig etter at avtalen er ferdig signert.
Når avtalen er registrert i FS, kan den benyttes til utveksling av studenter og ansatte. Husk å publisere avtalenettside!
FS-oversikten brukes også til å lage raskt oppdaterte oversikter over inngåtte Erasmus-avtaler ved UiO.
Terminere en avtale
Det er forskjellige årsaker til at et fagmiljø eller fakultet ønsker å terminere en avtale. Dersom kun én av partene ønsker å si opp avtalen, må den andre parten informeres i god tid. I tillegg, må avtalen må stå i 12 måneder etter oppsigelse, for å sikre at studentene som er nominert til utveksling får gjennomført oppholdet sitt.
Når en avtale er gjensidig besluttet terminert må:
- Korrespondanse eller adendum vedlegges til avtaledokumenter i ePhorte.
- Avtaleinformasjon i FS oppdateres. Kontakt Erasmus-teamet sentralt for assistanse.
Maler/skjemaer
- Erasmus+ bilateral avtalemal 2021-2027 (docx) (Mobilitetssamarbeid i Europa)
- Erasmus+ multilateral avtalemal 2021-2027 (docx)
- Erasmus+ avtalemal for UiO 2014-21 (docx) (Mobilitet i Europa)
- Erasmus + Global avtalemal for UiO 2014-23 (doc) (Global mobilitet)
- Nettskjema for innmelding av nye og forlengede/endrede Erasmus-avtaler
- Skjema for kvalitetssikring av utvekslingsavtaler (docx)
- Nettskjema for bestilling av universitetsmappe
- Søk etter fagområde og ISCED fagkode eller se liste over ISCED fagkoder (xls)