Henvendelser om innsyn i personopplysninger

 

Er det lov å oppgi en students etternavn til en som ber om det?

Nei. Kontakt postmottak@admin.uio.no.

 

Er det lov å oppgi en students adresse til en som ber om det?

Nei. Kontakt postmottak@admin.uio.no.

 

Er det lov å oppgi en students telefonnummer til en som ber om det?

Nei, men du kan eventuelt henvise til gulesider.no eller google.com. Kontakt ev. postmottak@admin.uio.no.

 

Er det lov å oppgi en students e-postadresse til en som ber om det?

I utgangspunktet er svaret nei, men du kan henvise til personsøk på UiOs nettsider. Kontakt ev. postmottak@admin.uio.no.

 

Er det lov å oppgi en students fødselsnummer til en som ber om det eller sende fødselsnummeret på e-post?

Nei, kontakt postmottak@admin.uio.no dersom noen ønsker å få oppgitt fødselsnummer.

Du skal heller ikke sende fullt fødselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette følger både av personvernforordningen artikkel 32 Sikkerhet ved behandlingen, UiOs interne reglement om elektronisk kommunikasjon punkt 6 og Datatilsynets veileder for behandling av fødselsnummer. Dersom et fødselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres.

Dersom du kommer i kontakt med noen som krever at UiO sender fullt fødselsnummer i åpen e-post, send saken til postmottak@admin.uio.no, så vil vi be avsender vise til hvilke lovhjemler som unntar Universitetet i Oslo og avsender fra forbudet mot å sende fødselsnummer åpent i e-post.

Dersom du i arbeidet trenger å identifisere en søker eller student i en e-post, bruk søkernummer/studentnummer/løpenummer og ev. etternavn.

Hva gjør jeg dersom jeg er i tvil om jeg kan utgi en personopplysning?

Da kontakter du systemeier for Felles studentsystem i Avdeling for studieadministrasjon (SADM) via postmottak@admin.uio.no.

 

Kan jeg gi ut opplysninger til en kollega i studieadministrasjonen?

Ja, dersom det er et studieadministrativt behov for det.

 

Kan jeg gi ut opplysninger til en vitenskapelig ansatt?

Ja, dersom den som spør er avhengig av opplysningene for å få utført sitt arbeid, for eksempel kontakte en vedkommende er veileder for.

Vær oppmerksom på at det å gi ut opplysninger til vitenskapelige kan ligge i grenseland dersom informasjonen som gis ut kan påvirke den vitenskapelige ansattes syn på studenten og eventuell karaktersetting. Informasjon om tidligere karakterer må således ikke gis ut uten samtykke fra studenten selv.

For masteroppgaver er hensynet til framtidig påvirkning av karaktersettingen mindre relevant, siden de fleste studentene er ferdige med studiene sine. Fakultetet avgjør om det av hensyn til kvalitetssikring av veiledningen er nødvendig/hensiktsmessig å gi veiledere tilgang til karakterer og ev. begrunnelser for studentene de selv har veiledet.

Kan jeg ta i mot penger for å gi ut personopplysninger?

Nei, det er å anse som korrupsjon, det er straffbart og kan medføre oppsigelse.

Må en student vise legitimasjon for å få opplysninger om seg selv?

Dersom du ikke er 100 % sikker på hvem studenten er må personen legitimere seg.

 

Dersom en student viser legitimasjon, kan han/hun da få opplysninger om sine medstudenter?

Nei.

 

Kan jeg gi ut personopplysninger til en student som har legitimert seg når det er mange andre til stede?

Ja, men du har ansvaret for at ikke andre får rede på de personopplysningene du gir ut. Be de andre i køen trekke lenger bak, eller ta med deg personen du samtaler med til et mer skjermet sted.

 

Kan jeg oppgi om en person er student ved UiO?

Det avhenger av hvem som spør, hvorfor de spør og om de har en lovhjemmel for å få opplysningene de etterspør.

Dersom de som spør har en lovhjemmel kan UiO svare. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) ber om at alle slike henvendelser videresendes til postmottak@admin.uio.no

 

Kan jeg oppgi om en person er student på et bestemt emne/studieprogram ved UiO?

Det avhenger av hvem som spør, hvorfor de spør og om de har en lovhjemmel for å få opplysningene de etterspør.

Dersom de som spør har en lovhjemmel kan UiO svare. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) ber om at alle slike henvendelser videresendes til postmottak@admin.uio.no

 

Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat til eksamenskandidaten selv?

Det beste er å henvise vedkommende til Studentweb.

Dersom det ikke er mulig for vedkommende å benytte Studentweb, og dersom du ikke med sikkerhet kjenner personen, skal du be vedkommende legitimere seg før du gir ut opplysninger til vedkommende.

 

Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat over telefon?

Dersom henvendelsen kommer på telefon må du henvise vedkommende til Studentweb, eller be vedkommende kontakte nærmeste infosenter, studiekonsulent eller Knutepunktet. Dersom dette ikke er mulig, kan du be vedkommende henvende seg på e-post til studentinfo@admin.uio.no

 

Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat til en annen person enn eksamenskandidaten selv?

Nei.

 

Kan jeg oppgi om en gitt person har en grad fra UiO?

I prinsippet ja, men henvendelser av denne art kan også videresendes til postmottak@admin.uio.no

 

Kan jeg oppgi innholdet i en kandidats vitnemål?

Nei. Slike henvendelser skal benytte nettskjema. Les mer på Bekrefte vitnemål og Vitnemålsportalen og Verification of academic qualifications and Diploma Registry

 

Kan jeg gi en studentforening eller enkeltperson tilgang til en liste over en nærmere angitt gruppe studenter?

Slike henvendelser skal videresendes til postmottak@admin.uio.no eller til Avdeling for studieadministrasjon (SADM), Postboks 1072.

 

Kan jeg utgi personopplysninger om studenter ved andre enheter ved UiO enn der jeg selv arbeider?

Som FS-bruker har du tilgang til alle studentene ved UiO. De samme reglene for behandling av personopplysninger gjelder enten studenten det etterspørres opplysninger om tilhører enheten hvor du arbeider eller studenten tilhører en annen enhet.

 

Kan jeg gi ut personopplysninger om tidligere studenter?

Oppnådd grad er offentlig informasjon. Henvendelser vedrørende andre forhold videresendes til Avdeling for studieadministrasjon (SADM), postboks 1072. E-poster videresendes til postmottak@admin.uio.no

 

Kan jeg oppgi en students fødselsnummer i e-poster med kollegaer?

Nei. Benytt heller studentnummer/søkernummer/løpenummer. Du kan også tilføye etternavnet for å sikre hvilken person det er snakk om.

Du skal heller ikke sende fullt fødselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg, da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette følger både av personvernforordningen artikkel 32 Sikkerhet ved behandlingen, UiOs interne reglement om elektronisk kommunikasjon punkt 6 og Datatilsynets veileder for behandling av fødselsnummer. Dersom et fødselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres.

Dersom du kommer i kontakt med noen som krever at UiO sender fullt fødselsnummer i åpen e-post, send saken til postmottak@admin.uio.no, så vil systemeier for FS be avsender vise til hvilke lovhjemler som unntar Universitetet i Oslo og avsender fra forbudet mot å sende fødselsnummer åpent i e-post.

Publisert 28. nov. 2011 10:51 - Sist endret 23. aug. 2019 15:22