Informasjon til nyansatte
Les mer her om det å være nyansatt ved fakultetet.
Ansettelsesforhold ved UiO
Her finner du informasjon om alt som gjelder ansettelser ved UiO.
Ny som stipendiat
Her finner du informasjon for deg som er ansatt som stipendiat
Ny som vitenskapelig assistent ved NIFS
Vitenskapelig assistent ved NIFS - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
Nyttige ord og uttrykk
| CRIStin | Nasjonalt system for forskningsdokumentasjon |
| DA | Domus Academica , Urbygningen |
| DB | Domus Bibliotheca, Vestbygningen |
| DM | Domus Media, Midtbygningen |
| DN | Domus Nova |
|
DFØ -Selvbetjeningsportalen |
UiOs elektroniske løsning for lønns- og personaladministrasjon |
| BH-portalen | UiOs reisebyrå-portal hos Berg-Hansen |
| IKRS | Institutt for kriminologi og rettssosiologi |
| IOR | Institutt for offentlig rett |
| IFP | Institutt for privatrett |
| NFR | Norges forskningsråd |
| NIFS | Nordisk institutt for sjørett |
| SMR | Norsk senter for menneskerettigheter |
| UiO | Universitetet i Oslo |
Hvem er hvem i administrasjonen?
Viktige telefonnumre
Vakt- og alarmsentralen, akutte hendelser: 22 85 66 66
Vakt- og alarmsentralen, ikke-akutte hendelser: 22 84 55 80
Nødnummer:
Brann: 110
Politi: 112
Ambulanse: 113
Branninstruks
http://www.uio.no/om/hms/brannvern/
HMS
Adgang og åpningstider i byggene/portene
Alle fast tilsatte som mottar lønn fra UiO skal ha eget tilsattkort med navn, bilde og signatur. Kortet fungerer også som bibliotekskort og som adgangskort til bygninger og rom med elektronisk adgangskontroll. Dette gjelder Domus Media, Domus Juridica og fakultetets undervisningslokaler.
Kortet produseres ved personlig oppmøte på UiOs kortsenter i Kristian Ottosens hus på Blindern. Etter at kortet er utstedt, kontakter du Instituttets administrasjon for å få tildelt adgangsrettigheter for ulike bygninger.
Hvis du allerede har et studentkort når du blir ansatt, kan dette aktiveres som adgangskort. Send kortnummeret til kontorsjef eller en av de andre i administrasjonen. Vi har en felles e-postadresse: nifs-info@jus.uio.no.
Har du eget kontor, kan du kvittere ut en kontornøkkel hos kontorsjef.
Domus Media
Utenom feriene er resepsjonen åpen fra kl. 9 til kl.17. Er resepsjonen stengt, kan du komme inn ved hjelp av ditt adgangskort. Fra klokka 16 til klokka 08 på hverdagene og i helgene må du bruke adgangskode i tillegg, samt ha nøkkel til porten. Universitetshagen blir låst hver kveld, så har du en sykkel der må du hente den ut før klokka 21. Merk at bygningen stenger automatisk mellom kl. 24.00 og 05.00. I dette tidsrommet er det ikke tillatt å oppholde seg i bygget. Dette gjelder både hverdager og i helger.
Dersom noen har behov for utvidet adgangstid etter kl. 24.00 (typisk fordi man er i innspurten med dr.avhandlingen), så må man søke om det. Kontakt kontorsjef i så tilfelle.
IT-informasjon
Brukernavn og passord
For å få tilgang til IT-ressurser ved universitetet i Oslo trenger du brukernavn og passord. Det får du tildelt av IT-ansvarlig. Passordet må byttes innen en uke, og deretter minst en gang i året. Passord byttes her: http://brukerinfo.uio.no. Passordet er personlig og skal ikke deles med andre.
E-post og kalender
E-post og kalender klienten vår er Microsoft Outlook fra kontormaskiner, og Outlook web app fra eksterne maskiner (https://mail.uio.no).
IT-reglement
Brukere av UiO sitt IT-system plikter å sette seg inn i IT-reglementet. IT-reglementet kan du lese her.
Hjemmeområde, fellesområde og backup
Når du logger inn på kontormaskiner ved UiO, får du automatisk tilgang til ditt private hjemmeområde og eventuelle fellesområder, hvor alle arbeidsrelaterte filer skal lagres. Disse lagringsområdene er tilgjengelig fra alle UiO maskiner. Hjemmeområdet finner du under diskstasjon M, og er satt opp med en begrenset lagringskvote. Kontakt IT-ansvarlig om du har behov for å øke kvoten.
Hjemmeområdet er et trygt sted å lagre filer. Det tas sikkerhetskopi annenhver time. Dersom du ved en feil sletter en fil, kan du kontakte IT-ansvarlig.
Programvare
Alle kontormaskiner installeres med en standard pakke bestående av MS Office (Word, Excel, PowerPoint og Outlook), Adobe Reader, FireFox og Chrome. Du kan i tillegg installere andre arbeidsrelaterte programmer fra Software center, som er tilgjengelig fra alle UiO maskiner.
Finner du ikke programvaren du trenger i Software center, kan du kontakt IT-ansvarlig.
”Hjemmekontor”
Du kan få tilgang til de fleste IT-ressurser hjemmefra eller fra andre eksterne maskiner ved å benytte tjenesten UiO Programkiosk eller Remote desktop mot terminalserver (for alle) eller kontormaskin (kun for fast ansatte). Se bruksanvisning for Remote desktop oppkopling her.
Her finner du annen nyttig informasjon for hvordan jobbe utenfor UiO.
Har du en UiO bærbar maskin, har du tilgang til hjemmeområde og Software center fra en hvilken som helst Internett tilkobling.
Trådløst nett
På UiO bruker vi det trådløse nettet eduroam. Eduroam er tilgjengelig på de fleste større utdannings institusjoner i hele verden, samt en del offentlige plasser som f.eks. Gardermoen.
Du kobler til eduroam nettet med ditt UiO brukernavn (på formen brukernavn@uio.no) og passord.
IT-utstyr
IT-utstyr må alltid kjøpes inn av IT-ansvarlig. Se Innkjøp av datautstyr - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.
Skrivebrettet reMarkable
Skrivebrettet reMarkable er pr. dags dato ikke godkjent ved UiO, og innkjøp blir ikke refundert.
Man kan kjøpe skrivebrettet inn privat og betale av egen lomme, men man kan da ikke påregne å få it-hjelp dersom man har problemer med å bruke brettet.
Les mer her: https://www.uio.no/tjenester/it/maskin/mobil/skrivebrett/hjelp/remarkable.html
Brukerkonto
Kontakt IT-ansvarlig for å få tilgang til it-brukerkonto, e-post: it-hjelp@jus.uio.no
Kontorhverdagen
Ansattkort og nøkler
Alle fast ansatte som mottar lønn fra UiO skal ha eget tilsattkort med navn, bilde og signatur. Kortet fungerer også som bibliotekskort og som adgangskort til bygninger og rom med elektronisk adgangskontroll. Dette gjelder Domus Media, Domus Juridica og fakultetets undervisningslokaler.
Kortet produseres ved personlig oppmøte på UiOs kortsenter i Kristian Ottosens hus på Blindern. Etter at kortet er utstedt, kontakter du Instituttets administrasjon for å få tildelt adgangsrettigheter for ulike bygninger.
Hvis du allerede har et studentkort når du blir ansatt, kan dette aktiveres som adgangskort. Send kortnummeret til kontorsjef eller en av de andre i administrasjonen. Vi har en felles e-postadresse: nifs-info@jus.uio.no.
Har du eget kontor, kan du kvittere ut en kontornøkkel hos kontorsjef.
Domus Media
Utenom feriene er resepsjonen åpen fra kl. 10 til kl.15. Er resepsjonen stengt, kan du komme inn ved hjelp av ditt adgangskort. Fra klokka 15 til klokka 08 på hverdagene og i helgene må du bruke adgangskode i tillegg, samt ha nøkkel til porten. Universitetshagen blir låst hver kveld, så har du en sykkel der må du hente den ut før klokka 21.
Parkering
Parkering for ansatte - alt du trenger å vite
Skal du parkere på UiOs parkeringsplasser må du registrere deg som UiO-bruker i parkeringsappen Apcoa Flow. Last den ned i App Store eller Google Play. Alternativt kan du registrere deg på Apcoas nettside (flow.apcoa.no).
Møterom
Møterom kan reserveres i Outlook.
Undervisningsrom kan reserveres i TP: Rombestilling.
Cristin - Publikasjonsregister
Cristin = Current Research Information System in Norway
Cristin er et nasjonalt system for forskningsdokumentasjon. Alle UiO-ansatte skal registrere sine publikasjoner i Cristin hvert år. Registreringen bør gjøres fortløpende og alt må være registrert innen 31. januar. Det oppfordres også til å registrere annen forskningsaktivitet.
Hva skal registreres i Cristin?
Det er obligatorisk å registrere følgende typer publikasjoner:
- Vitenskapelige artikler
- Monografier
- Vitenskapelige artikler i antologier
Alle andre typer forskningsresultater kan også registreres i Cristin, som f.eks. rapporter, sammendrag, foredrag, posters, kronikker, korte og lange forskningsopphold, priser, populærvitenskapelige artikler, anmeldelser og andre former for mediebidrag.
Ressursside og admin.støtte ved NFR-søknader
Cristin - Publikasjonsregister: rapportering, frister og aktuelt
Søke forskningstermin
Her er søknadsfristen to gang i året - og NB! man må søke ett år i forveien. Dette fordi fakultetet skal ha tid til å finne erstattere/noen til å undervise. Se retningslinjer her.
Arbeidstid (teknisk-administratrativt ansatte og ledere)
Se UiOs ansattsider
Lønn
Se UiOs ansattsider
Ferie og avspasering
Se UiOs ansattsider
Personlig informasjon
Skattekort
Se UiOs ansattsider
Permisjon
Se UiOs ansattsider
Sykefravær
Se UiOs ansattsider
Kurs og opplæring
Se UiOs ansattsider
Kontorrekvisita
finner du på rekvisitarommet i Europarettsgangen i østfløyen, ved siden av vit.ass.-kontoret.
Mangler du noe, eller tar nest-siste av noe, send en beskjed til mailto:camilla.arnoy@jus.uio.no, så bestiller vi
Post / internpost
Alle ansatte har sin egen posthylle, sjøretten i gangen utenfor NIFS-administrasjonen i vestfløyen, energiretten rett ved trappen mellom auditorium 13 og energirettens møterom.
Internpost sender du i brun konvolutt i skuff/skap under posthyllene.
Du kan få bibliotekbøker levert rett i posthyllen din, husk å registrere i DMO (for østfløyen) eller DMV i biblioteksystemet.
Lunsj
Vi spiser lunsj hver dag i våre respektive lokaler kl 1200-1230. Her samles vitenskapelig ansatte, vit.a.ss'er og administrativt personale til matpakke og prat. Det serveres te og kaffe. Siden kontorene i Domus Media øst og vest har tilknytning til tre forskjellige lunsjrom har vi en plan for hvor vi spiser forskjellige ukedager. Se oppslag om dette over kjøkkenbenken.
Faglunsj på tirsdager
På tirsdager arrangeres det faglunsj. Flere ganger i løpet av semesteret arrangeres åpne seminarer, som også er godkjent som etterutdanning for jurister. Seminarene er en god anledning til å knytte kontakter innen næringene og forvaltningen som vi samarbeider med.
Interne og eksterne arrangementer knyttet til Nordisk institutt for sjørett og forskergruppene i Naturressursrett og Folkerett er samlet på instituttets For ansatte-sider under Arrangementer.
Planlegger du et arrangement?
Kontakt kontorsjef før du starter planleggingen av et arrangement. Kontorsjef sørger for at du får en kontaktperson i administrasjonen. Husk at du må starte prosessen i god tid.
Viktige punkter å tenke på
- Type arrangement og målgruppe
- Konferanse? Workshop? Seminar? Gjesteforelesning? Lunsj?
- Definere målgruppe og profil
- Tid og sted? Administrativ tilstedeværelse?
- Budsjett
- Finnes det midler? Hvor mye?
- Søke om midler fra andre kilder?
- Deltakere og innledere
- Hvor stort skal arrangementet være?
- Deltakere; åpent for alle eller kun inviterte deltakere?
- Innledere eller gjesteforelesere; skal vi dekke kostnader? Trenger de fly eller hotell?
- Bestille rom/lokaler
- Møterom bestilles i kalendersystemet. Undervisningsrom bestilles i TP:rombestilling.
- Husk å inkludere tid til klargjøring og rydding av lokalet i rombestillingen.
- Sjekk bygningenes åpningstid slik at gjestene slipper inn og ut.
- Mer info om rombestilling her.
- IT/AV-utstyr
- Kontakt IT-ansvarlige i god tid (ior-it@jus.uio.no)
- Her finner du informasjon om IT og AV-utstyr til arrangementer.
- Mat og servering
- Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO må følges. Reglene finner du her.
Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter med mindre det er ekstern deltakelse. - UiO har rammeavtale med flere firmaer som leverer møtemat, selskapsmat og andre cateringtjenester.
- Catering må bestilles i god tid, senest ca. en uke før arrangementet.
- Hva trengs av utstyr til serveringen (kopper, glass, tallerkener etc.)?
- Husk at det er begrensninger på hvor vi kan servere mat (- de gamle bygningene våre er fredet)
- Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO må følges. Reglene finner du her.
- Middag på restaurant for innledere?
- Foreslå restaurant
- Regning på faktura hvis mulig
- Tips må dekkes privat, og må ikke forekomme på faktura (gjelder i Norge).
- Markedsføring/kunngjøring
- Nettside (innhold, kontaktperson, tid og sted, lenke til påmelding). Gi beskrivende tekst til din kontaktperson i administrasjonen. (Norsk tekst til Norsk arrangement, Engelsk tekst til Engelsk arrangement.)
- Invitasjoner på e-post?
- Sosiale medier?
- Tips om markedsføring.
Økonomi, personlige driftsmidler
Personlige driftsmidler og delprosjektkoder
Alle som disponerer personlige driftsmidler tildeles en egen delprosjektkode, som må oppgis når man gjør innkjøp som skal belastes driftsmidlene. Delprosjektkoden er personlig, og den får du av kontorsjef, evt. admin.
- Personlige tiltak er begrenset oppad til kr 20 000 per år (fortrinnsvis kalenderår). Fulle driftsmidler tilfaller den som er ansatt pr. 1. januar hvert år. Den som i løpet av året tiltrer, gjeninntrer i eller fratrer sin stilling ved instituttet får som regel forholdsmessig tildeling.
- Driftsmidler gis til medarbeidere i vitenskapelig stilling som ikke har permisjon uten lønn, sykepermisjon av lengre varighet eller permisjon i forbindelse med fødsel. Ansatte som arbeider deltid får tildeling i samsvar med sin stillingsbrøk. Ansatte som arbeider i mindre enn 50 % stilling, vitenskapelige assistenter samt ansatte i bistilling (herunder II-stilling), omfattes ikke av ordningen med automatisk driftstilskudd (uten hensyn til hvordan de er lønnet).
- Driftsbevilgningen kan brukes til faglitteratur, vitenskapelig assistanse (inkl. språkvask) samt faglig begrunnede reiser og kurs/konferanser.
- I den grad behovet ikke på annen måte er dekket av instituttet eller av eksterne finansieringskilder, kan beløpet også benyttes til innkjøp av en bærbar pc, nettbrett (f.eks. iPad) og iPhone. Slikt utstyr dekkes bare dersom det er innkjøpt av it-ansvarlig ved instituttet, og er å anse som Universitetets eiendom.
- Er det tvil om det formål som driftsbevilgningen ønskes brukt til faller inn under ordningen, drøftes det så vidt mulig med kontorsjef på forhånd.
- Administrasjonen underrettes ved faktura/regning etter hvert som utgiftene påløper.
- Driftsmidler som ikke er benyttet innen regnskapsårets utløp kan overføres til neste år.
Innkjøp - Husk: Ingen faktura til UiO uten forutgående bestilling!
De fleste innkjøp skal gå via administrasjonen, med unntak av reiser og bøker som den enkelte skal bestille selv.
Dersom du har kjøpt noe og trenger å få refundert utgiftene, gjøres dette via DFØ selvbetjeningsportalen (fast ansatte).
UiO kan KUN behandle elektroniske fakturaer.
Kontakt Camilla først!
Dette gjelder for alt fra møte- og seminarbevertning til kontorrekvisita, men også kurs og konferanseavgift.
NB: Påmeldingsskjemaer er en "versting" i så måte, for de er så enkle å fylle inn for deltakerne, og så smarte for arrangøren, som får all nødvendig inn på ett sted. Ofte med "early bird"-insentiv. Så, hva gjør man?
- enten må Camilla fylle ut påmeldingsskjemaet for deg med nødvendig info, eller
- du/deltaker fyller ut skjemaet, mottar og betaler faktura, og så legger utlegget som refusjon i DFØ-appen, med opplastet bilde av kvitteringen.
Merk: Utlegg for IT-utstyr refunderes ikke, hør med kontorsjef hva som kan bestilles via IT lokalt.
Bøker
Bøker skal primært kjøpes gjennom bestillingssystemet og hos UiOs rammeavtaleleverandører.
Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO. Husk at du må oppgi ditt eget navn og bestillerkode, som du kan få av administrasjonen.
Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale og få utlegget refundert i etterkant (husk å ta vare på kvittering).
De fleste innkjøp skal gå via administrasjonen, med unntak av reiser og bøker som den enkelte skal bestille selv.
Dersom du har kjøpt noe og trenger å få refundert utgiftene, gjøres dette via selvbetjeningsportalen (fast ansatte).
https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/starte-og-slutte/ny/enheter/jus/nifs/
Bøker skal primært kjøpes gjennom bestillingssystemet og hos UiOs rammeavtaleleverandører - dvs gjennom Camilla.
Da tar det litt tid, for boka må sendes og sånn ... Vi her på NIFS "bor" jo rett ved et utall bokhandlere, rett over gaten.
Raskest og enklest er derfor dette:
Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO. Husk at du må oppgi ditt eget navn og bestillerkode, som du kan få av administrasjonen.
Også raskt og enkelt:
Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale og få utlegget refundert i etterkant (husk å ta vare på kvittering).
Da bruker du DFØ-portalen og laster opp bilde av kvitteringen rett fra telefonen, under Utleggsrefusjon https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/selvbetjeningsportal/slik-bruker-du-dfo-appen.html
Reiser
Reiser og opphold for gjester
Husk også at vi (Camilla) booker og reise- og opphold for eksterne, reglene for refusjoner til eksterne er byråkratiske og stivbente.
Dine egne reiser
Dine egne reiser skal du bestille selv i reiseportalen: Reise - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
Tjenestereiser skal bestilles gjennom UiOs reisebyrå Berg-Hansen.
lnformasjon om tjenestereiser.
Retningslinjene som gjelder for tjenestereiser ved UiO finner du her.
Alle reisetjenester skal bestilles via UiOs reisebyrå Berg-Hansen i reiseportalen, BH-portalen
Forberedelser
Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder (som regel ved muntlig avtale). Reisen skal være kostnadseffektiv og miljøvennlig.
Berg-Hansen har et online bookingsystem for reiser som alle ansatte kan benytte seg av. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn i BH-portalen første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort. Det er lurt å legge inn eget mobilnummer, da får man direkte beskjed hvis det blir endringer i reisen man har bestilt (f.eks. ved forsinket fly).
Her kan du finne mer info om oppdatering av din profil.
I henhold til UiOs retningslinjer for reise er kredittkort foretrukket betalingsmåte, og med din Berg Hansen-profil blir ditt kredittkort belastet. Dersom du av en eller annen grunn ikke kan bruke kredittkort, kan du søke om å få fakturaprofil i Berg Hansen-systemet. Dette gjøres ved å sende e-post til reiseportal@admin.uio.no. Kontakt din nærmeste leder for godkjennelse av søknaden.
Bestilling av reiser
Utenlandsopphold
Reise- og utleggsrefusjoner
Kredittkort
Kredittkort bør benyttes i forbindelse med alle typer tjenesterelaterte utlegg og tjenestereiser. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. UiO-ansatte betaler ingen årsavgift på Eurocard. Standard kredittid er inntil 40 dager. Fakturering skjer én gang i måneden til fastsatt dato, og du har 10 dagers betalingsfrist fra faktureringsdato.
UiO har avtale om utsatt betaling for tjenestereiser. Dette betyr at når du betaler en reise med Eurocard, kan du få utsettelse på betalingen i inntil 6 måneder. Forutsatt at du har registrert dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalen, vil Eurocard-transaksjoner være tilgjengelig i selvbetjeningsportalen med korrekt valutakurs kun dager etter at transaksjonen fant sted. Du slipper manuell registrering av tjenesteutlegg og du trenger ikke lenger å vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.
Her finner du mer informasjon om kredittkortet og om hvordan du søker om kortet.