English version of this page

Krav til dokumentasjon ved refusjoner


Grunnleggende krav til dokumentasjon ved refusjoner

Både ved reiseregninger og utgiftsrefusjoner stilles det strenge krav til dokumentasjon av utgiftene:

  • Dokumentasjonen må tydelig vise
    1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder
    2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt
  • Sender du kravet i HR-portalen, må du legge ved elektronisk kopi av originaldokumenter, se veiledningMerk: Du har selv ansvar for å oppbevare originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen i tilfelle det oppstår uklarheter.
  • Leverer du kravet på papir, må du legge ved originaldokumenter, se veiledning.

Krav ved enkelte betalingsformer og utgiftstyper

Betaling med betalingskort

Når du har betalt med kort, må du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlag) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelse).

Kontoutskrift

Når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), må du også legge ved fakturaen, regningen eller lignende som var opphavet til betalingstransaksjonen (betalingsgrunnlaget).

Internettkjøp

Kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall etc. = betalingsgrunnlaget) og om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelse). Det kan derfor være behov for å legge ved flere skjermbilder.

Reiser

  • Flyreiser dokumenterer du med billett og boardingkort eller annen dokumentasjon som viser at du har gjennomført reisen.
  • Første-/besteklasses reiser med offentlig transport dokumenterer du med billett.
  • Reiser med øvrig offentlig transport trenger du ikke å dokumentere, men du må oppgi strekningsdetaljer.
  • Bruk av egen bil skal være forhåndsgodkjent av din leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) gjennom samtykkeerklæring (word) - nynorsk (word) eller muntlig avtale. Når du fyller ut reiseregning, laster du opp samtykkeerklæringen i HR-portalen eller legger den ved papirskjema. Har du fått en muntlig forhåndsgodkjenning, fører du opp godkjennerens navn på reiseregningen i HR-portalen eller på side 2 av papirskjemaet. Husk at du i reiseregningen må spesifisere dato, startsted, sluttsted og antall kilometer for hver kjørte strekning samt navn på evt. passasjerer.
  • Ved oppgjør av reiseforskudd på 10 000 kroner eller mer må du legge ved kostnadsoverslaget (budsjettplanen) som lå til grunn for reiseforskuddet. Husk at slike oppgjør skal sendes på papirskjema.

Bevertning

Krever du refusjon for mat, servering eller bevertning av noe slag, må du i tillegg legge ved en deltakerliste og eventuelt en forhåndsgodkjenning av bruk av representasjonssatser (word), se Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO.

Utbetaling til utlandet

Ved utbetaling til utlandet må skjema for kontoopplysninger (pdf) fylles ut og legges ved. Merk at du vil belastet for bank- og vekslegebyrer.

Slik leverer du dokumentasjon

Elektronisk levering i HR-portalen

  • Sender du kravet i HR-portalen, laster du opp elektronisk kopi av originaldokumenter, se veiledninger for opplasting av reiseregningsvedlegg i HR-portalen og opplastning av utgiftsrefusjonsvedlegg i HR-portalen.
  • Krav til elektroniske vedlegg:
    1. Vedlegget må være leselig.
      • Pass på at all tekst er leselig og at bilder er skarpe.
      • Alle bilder må være i et format som et vanlig bildevisningsprogram kan lese. Hvis du er usikker, forhør deg med lokal IT.
      • Alle dokumenter bør være i pdf- eller et bildeformat, det vil si i et ikke-editerbart format. Har du dokumenter i word- eller excel-format, bør du lagre disse som pdf-filer før du laster dem opp i HR-portalen.
      • Sørg for at dokumenter er snudd riktig vei. 
    2. Vedlegget må ha et gjenkjennelig navn. Attestant og anviser skal enkelt kunne se sammenhengen mellom vedlegget og utgiftspostene vedlegget gjelder.
    3. Vedlegget må ikke være for stort. Det skal kunne leses på en vanlig dataskjerm og ikke være større enn 10 MB.
    4. Papirkvitteringer som er mindre enn A4-format samler du på A4-ark før du skanner dem.

Levering sammen med papirskjema

  • Sender du kravet på papirskjema, legger du ved originaldokumenter og leverer det til lokal økonomienhet.
  • Kvitteringer som er mindre enn A4-format limer eller stifter du på A4-ark slik at de er kopierbare. Ikke bruk tape! Stift alle arkene sammen, ikke bruk binders og ikke legg dem løst i en plastmappe.

Lagring av dokumentasjon

  • Dokumenter som du har levert elektronisk lagres i HR-portalen hvor du enkelt kan finne dem igjen, se veiledning.
  • Dokumenter som du har levert på papir, lagres i 10 år. Ta kontakt med lokale økonomienhet hvis du ønsker dem utlevert ved eventuelle garantisaker eller liknende.
     
Publisert 3. mars 2015 15:42 - Sist endret 8. des. 2017 12:50