Grunnleggende krav til dokumentasjon ved refusjoner
Både ved reiseregninger og utgiftsrefusjoner stilles det strenge krav til dokumentasjon av utgiftene:
- Dokumentasjonen må tydelig vise
- betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder
- betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt
- Merk: Du har selv ansvar for å oppbevare originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen i tilfelle det oppstår uklarheter.
Krav ved enkelte betalingsformer og utgiftstyper
Betaling med betalingskort
Når du har betalt med kort, må du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlag) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelse).
Kontoutskrift
Når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), må du også legge ved fakturaen, regningen eller lignende som var opphavet til betalingstransaksjonen (betalingsgrunnlaget).
Internettkjøp
Kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall etc. = betalingsgrunnlaget) og om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelse). Det kan derfor være behov for å legge ved flere skjermbilder.
Reiser
- Flyreiser dokumenterer du med billett og boardingkort eller annen dokumentasjon som viser at du har gjennomført reisen.
- Første-/besteklasses reiser med offentlig transport dokumenterer du med billett.
- Reiser med øvrig offentlig transport trenger du ikke å dokumentere, men du må oppgi strekningsdetaljer.
- Bruk av egen bil skal være forhåndsgodkjent av din leder via reisesøknad.
- Ved oppgjør av reiseforskudd på 10 000 kroner eller mer må du legge ved kostnadsoverslaget (budsjettplanen) som lå til grunn for reiseforskuddet.
Bevertning
Krever du refusjon for mat, servering eller bevertning av noe slag, må du i tillegg legge ved en deltakerliste og eventuelt en forhåndsgodkjenning av bruk av representasjonssatser (word), se Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO.
Levering av dokumentasjon
- Fast ansatte laster opp dokumentasjon i selvbetjeningsportalen eller dfø-appen.
- Eksterne laster opp dokumentasjon i Betalmeg.
- Sender du kravet på papirskjema, legger du ved dokumentasjon og leverer det til lokal økonomienhet.
- Dokumentasjon som er mindre enn A4-format limer eller stifter du på A4-ark slik at de er kopierbare. Ikke bruk tape! Stift alle arkene sammen, ikke bruk binders og ikke legg dem løst i en plastmappe.
Lagring av dokumentasjon
- Dokumenter som du har levert elektronisk lagres i selvbetjeningsportalen hvor du enkelt kan finne dem igjen.
- Dokumenter som du har levert på papir, lagres i 10 år. Ta kontakt med lokale økonomienhet hvis du ønsker dem utlevert ved eventuelle garantisaker eller liknende.
