Krav til dokumentasjon ved utgiftsrefusjon og reiseregning

Dokumentasjonen må tydelig vise:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder
2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

Merk: Du har selv ansvar for å oppbevare originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Krav ved enkelte betalingsformer og utgiftstyper

Betaling med kort

Når du har betalt med kort, må du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlag) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelse).

Kontoutskrift

Når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), må du også legge ved faktura, regning eller lignende som var opphavet til betalingstransaksjonen (betalingsgrunnlaget).

Internettkjøp

Kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall etc. = betalingsgrunnlaget) og om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelse). Det kan derfor være behov for å legge ved flere skjermbilder.

Reiser

Flyreiser

Flyreiser dokumenteres med billett og boardingkort, eller annen dokumentasjon som viser at du har gjennomført reisen.

Offentlig transport

• Første-/besteklasses reiser med offentlig transport dokumenteres med billett.
• Reiser med øvrig offentlig transport trenger du ikke å dokumentere, men du må oppgi strekningsdetaljer.

Egen bil

Bruk av egen bil skal være forhåndsgodkjent av din leder via reisesøknad. Veiledning: registrere reisesøknad (dfo.no).

Oppgjør reiseforskudd

Ved oppgjør av reiseforskudd på 10 000 kroner eller mer, må du legge ved kostnadsoverslaget (budsjettplanen) som lå til grunn for reiseforskuddet.

Bevertning

Krever du refusjon for mat, servering eller bevertning av noe slag, må du i tillegg legge ved en deltakerliste og eventuelt en forhåndsgodkjenning av bruk av representasjonssatser (word)

• Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO

Levering av dokumentasjon

• Fast ansatte laster opp dokumentasjon i selvbetjeningsportalen eller dfø-appen (dfo.no).

Lagring av dokumentasjon

• Dokumenter som du har levert elektronisk lagres i selvbetjeningsportalen hvor du enkelt kan finne dem igjen.

Kontakt

Lokal økonomienhet