| Når | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Umiddelbart etter vedtak | Institutt | Avtale lønn og oppstart | Institutt sender informasjon om avtalt lønn og oppstartdato til HR |
| Senest 3 måneder før tiltredelse | HR | Tilbud om stilling | HR sender ut tilbud om stilling sammen med digital startpakke. For internasjonale sendes også informasjon om ISMO samt UDI skjema (dersom utenfor EU/EØS). Den ansatte tar selv kontakt med ISMO ved behov |
| HR | Signert arbeidsavtale | HR mottar signert arbeidsavtale og sender den til lønn via ePhorte | |
| Ved behov | ISMO | Dersom ansatt trenger hjelp |
ISMO informerer og veileder den ansatte ved søknad om arbeidstillatelse/EU-registrering, barnehage/skole, skattekort, etc. Se ISMO sine sider |
| Når signert arbeidsavtaler er returnert | Nærmeste leder/adm. leder | Ved skatteavklaring |
Instituttet tar kontakt med ISMO som kobler på Deloitte. Kostnader knyttet til alle disse sakene må dekkes av instituttet. Se arbeidsfordeling ISMO |
| Når signert arbeidsavtaler er returnert | Institutt | Forskerbolig |
Institutt sender inn boligsøknad til ISMO Forskerbolig. Se rutine for bestilling |
| ca. 3 uker før oppstart | Nærmeste leder |
Velkomst e-post med digital startpakke |
Se forlag til velkomstmail For internasjonale ansatte ISMO lenke: https://www.uio.no/english/about/vacancies/ismo |
| 1-2 uker før oppstart | Institutt | Informere | Informere de øvrige ansatte om tiltredelsen. |
| Så snart det er avklart | Nærmeste leder | Oppnevning av kontaktpersoner og mentor | Mentor/adept meldes inn til greta.holm@hf.uio.no |
| ca. 1 uke før oppstart | Nærmeste leder/adm. leder | Tilgang til administrative systemer | Sørge for at den nyansatte får tilgang til alle nødvendige administrative systemer, se oversikt. |
| Senest dagen før oppstart | Institutt | Klargjøring av arbeidsplass | Kontorplass, PC, telefon, nettilknytning, dørskilt, fysisk startpakke, posthylle, annet nødvendig utstyr, osv. |
| 1-2 uker før oppstart | Nærmeste leder | Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen | Det er viktig å frigjøre tid for de som skal delta i introduksjonsfasen. Utpeke en fadder som skal ha et aktivt ansvar for informasjon, sosial integrering og innføring i praktiske forhold på arbeidsplassen. Avklare hvem som skal stå for opplæringen. |
| Når | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Tiltredelsesdagen | Nærmeste leder | Introduksjonssamtale | Se mal for introduksjonssamtale |
| Tiltredelsesdagen | Nærmeste leder, fadder | Mottak, velkomst | Gjestekort, nøkler, UiO ID-kort – info, bilde til nettsiden |
| Tiltredelsesdagen | Nærmeste leder, fadder | Brukernavn og passord | Brukernavn kan opprettes av lokal IT samme dag hvis kontrakt er registrert hos Seksjon for lønn. |
| Tiltredelsesdagen | Nærmeste leder | Tilgang til systemer og e-postlister | Tilgang til systemer relevant for stillingen. Selvbetjeningsportalen (skal brukes av alle). Innmelding i ulike e-postlister. |
| Tiltredelsesdagen | Nærmeste leder/adm. leder | Bekrefte tiltredelse |
NB! kun for internasjonale: Sende bekreftelse på tiltredelse til HR sammen med, bekreftelse på arbeids- og oppholdstillatelse. |
| Tiltredelsesdagen | Nærmeste leder, fadder | Hilserunde og omvisning | Hilserunde bør skje den første dagen. |
| Når | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| I løpet av de første ukene |
Nærmeste leder |
Opplæringsbehov/opplæringsplan |
Opplæringsbehov må kartlegges så tidlig som mulig slik at medarbeideren raskt mestrer jobben. |
| I løpet av de første ukene |
Nærmeste leder/fadder |
Opprette personside |
Personpresentasjonen må opprettes og fylles ut med navn, kontaktinfo, arbeidsoppgaver, emneord, romnummer/beskrivelse av hvor man har kontor. Kontakt din lokale nettredaktør hvis du har spørsmål. |
| I løpet av de første ukene |
Nærmeste leder/fadder |
Innføring i arbeidsmiljøforhold, sikkerhetsrutiner, verneombudsordningen. |
|
| I løpet av de første ukene |
Fadder |
Daglig sosial oppfølging, informasjon om formelle og uformelle regler |
Fadderen bør ta personlig kontakt med den nyansatte hver dag de første par ukene, spise lunsj sammen o.l. |
| I løpet av de første ukene |
Nærmeste leder ev. annen faglig ansvarlig |
Nærmere innføring i arbeidsoppgaver |
Det er viktig at den nyansatte får klart for seg arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til å påvirke arbeidet. |
| I løpet av de første ukene |
Nærmeste leder |
Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomføre faglig veiledning, opplæring og tilbakemelding under prøvetiden |
|
| I løpet av de første ukene |
Nærmeste leder |
Informere om rettigheter og plikter |
Informasjon om ferieloven, lønnsutbetaling, fravær - egenmelding/sykmeldingsrutiner og Statens pensjonskasse. |
| Når | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Etter ca. 2 mnd. og etter 4 måneder |
Nærmeste leder |
Grundig oppfølgingssamtale med den nyansatte etter ca. 2 mnd. og etter ca. 4 mnd. |
Avtal tidspunkt for dette i begynnelsen av tilsettingsforholdet, og sett av god tid til samtalen. Sørg for god dokumentasjon på at samtaler er avholdt, hva en ble enig om å følge opp og vurderinger som er gjort underveis. |
|
Nærmeste leder |
Ev. tiltak/formelle møter dersom den nyansatte viser seg å ikke fungere holdes etter ca. 2, 3 og 5 mnd. |
Dersom det skal vurderes å benytte adgang til oppsigelse etter prøvetidsbestemmelse, må HR kontaktes for bistand så tidlig som mulig. |
| Når | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Mellom 6-12 måneder |
Nærmeste leder |
Oppfølgingssamtale |
Minimum én oppfølgingssamtale avholdes i løpet av perioden |
| Mellom 6-12 måneder |
Nærmeste leder |
Oppfølgingsplan for å nå språkkravet |
|
| Mellom 6-12 måneder |
Nærmeste leder |
Lønnsvurdering |
Vurdere lønn innen et år etter dialog med den ansatte. Se informasjon om lønnsvurdering |
| Når | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| År 2 og år 3 |
Nærmeste leder |
Oppfølgingssamtale |
Oppfølgingsplan for å oppfylle språkkravet Språk - oppfølgingssamtale og veien mot Bergenstest og undervisning på norsk |
| År 2 |
Nærmeste leder |
Universitetspedagogikk |
Dersom den ansatte ikke har universitetspedagogikk. Sikre at ansatt får meldt seg på kurs. |
| Hvert år |
Nærmeste leder |
Lønnssamtale |
Tilby den ansatte en årlig lønnssamtale. Lønnsforhandlinger, 253 skjema særlig grunnlag nr 2, vesentlig endring i stilling |
| År 2 |
Nærmeste leder |
Opprykk |
Informere om mulighetene for opprykk |