Ansettelse av vitenskapelig assistent

Ansettelsesvilkår for vitenskapelige assistenter

• Ansettelsesvilkårene for vitenskapelige assistenter er nedfelt i forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialist kandidat § 1-4 (lovdata.no).
• Stipendiater og ferdige ph.d.-kandidater kan ikke arbeide som vitenskapelig assistent.
• Forskeroppgaver skal ikke tillegges vitenskapelige assistenter, og vitenskapelig assistentarbeid skal ikke kreve forskerutdanning.
• Arbeidet skal være kvalifiserende for ansettelse som stipendiat og en videre akademisk karriere. Administrative oppgaver skal derfor ikke tillegges stillingen. Ved administrative oppgaver skal man velge en stillingskode i tråd med UiOs stillingsstruktur.
• Månedslønn gjør ansettelsesforholdet mest oversiktlig for alle og skal vurderes ved ansettelse i mer enn 1-2 måneder i minst 20 %-stilling. Ta kontakt med administrativ leder ved spørsmål om dette.
• Vitenskapelige assistenter har de samme arbeidstakerrettigheter som alle andre ansatte ved UiO.

Rekruttering og oppfølging

• Stilling som vitenskapelig assistent skal som hovedregel kunngjøres, med mindre
  • stillingen er ekstern finansiert og særlige forhold tilsier ansettelse uten rekruttering
  • stillingen er under seks måneder
  • stillinger er under ett år, og kunngjøring vil medføre vesentlig ulempe for arbeidsgiver
• Administrativ leder er ansvarlig for at det blir utformet kontrakt, oppdragsgiver ved prosjektleder/forsker kan godkjenne timelister.

• Det er tre ulike stillingskoder for vitenskapelig assistent:

  • SKO 1018 kan benyttes for studenter uten oppnådd bachelorgrad

  • SKO 1019 forutsetter oppnådd bachelorgrad

  • SKO 1020 forutsetter oppnådd mastergrad

Før arbeidet kan begynne

• Alle som arbeider ved UiO, også vitenskapelige assistenter, skal ha en kontrakt før de kan begynne med arbeidet. Timekontrakter opprettes i DFØs løsning Tilsetting og arbeidskontrakt (toa). Det er også mulig å opprette månedskontrakter for vitenskapelige assistenter i denne løsningen.
• En vitenskapelig assistent kan lønnes fra ulike delprosjekt og arbeidspakker. Det er mulig å ha flere delprosjekt og arbeidspakker i en kontrakt.
• Flere forskere kan gjerne gå sammen om ansettelse av vitenskapelig assistent. Da er det viktig at oppdragene koordineres og totalarbeidsmengden avklares og avtales skriftlig på forhånd.
• Administrativ leder og forskningsrådgiver/saksbehandler må som regel ha beskjed om ansettelsen 2 - 3 uker før arbeidet skal ta til.
• Det er kun administrativ leder som kan opptre som arbeidsgiver. Prosjektleder kan diskutere mulig oppdrag med en potensiell assistent, men prosjektleder kan ikke garantere ansettelse eller stillingskode.
• Vitenskapelige assistenter lønnes etter hovedtariffavtalenes bestemmelse for de ulike stillingskodene, også når de blir ansatt på et forskningsprosjekt. Noen enheter har fastsatt egne satser innenfor disse rammene.

Etter at kontrakten er underskrevet

• Timeansatte skal føre timer og sende inn timelister i selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. 
• Saksbehandler, som har opprettet kontrakten, vil motta timelistene digitalt fra den ansatte. Saksbehandler tar kontakt med oppdragsgiver (forsker/prosjektleder) når timeliste er sendt inn for å høre om timeantallet er korrekt. Hvis timeantallet er korrekt vil saksbehandler godkjenne timelisten og utbetaling vil skje ved neste hovedlønnskjøring.
• Det er ikke mulig å føre flere timer i kontrakten enn det som er kontraktens totale ramme. Hvis den ansatte skal jobbe flere timer enn antatt må det opprettes en kontrakt til.
• Timelister må leveres fortløpende, og før kontrakten utløper.

Lønn og lønnskostnader

Lokal saksbehandler bistår med fastsettelse av lønn og beregninger av de totale lønnskostnadene som vil bli belastet dine midler/ditt prosjekt. Kostnadene består av følgende elementer:

• Brutto timelønn fastsettes ihht den ansattes kvalifikasjoner (fullført Bachelor- eller Mastergrad).
• Sosiale kostnader (feriepenger, pensjonsforsikring og arbeidsgiveravgift) utgjør 44 % som må legges til bruttosum for lønn.
• Overhead: Når det søkes om eksterne midler til ansettelse av vitenskapelig assistent, skal overhead beregnes i søknadssummen. Overheadsats varierer med prosjekttype.