FS-fakturaer
Studieavdelingen bruker FS i forbindelse med fakturaer til studenter til f.eks. semesteravgift, privatistgebyr og fagprøvegebyr. Studenten logger selv på Studentweb og henter ut fakturaopplysningene, inkludert KID-nummer. Fakturaene betales ikke via Studentweb. Studentene benytter f.eks. nettbank og legger inn kontonummer, KID-nummer og beløp.
Elektronisk handelsformat fakturaer
For andre typer fakturaer hvor f.eks. en arbeidsgiver eller offentlig foretak skal betale, kreves det elektronisk handelsformat fakturaer (EHF). FS er ikke tilrettelagt for produksjon av EHF-fakturaer. Studieavdelingen anbefaler at enhetene selv håndterer egne EHF-fakturaer og registrerer dem i økonomisystemet DFØ Unit4. Se Deltageravgift og fakturering som gjelder for EVU-tilbud.
Andre typer studentbetalinger hvor studentene selv skal betale. For eksempel kurs og skolepenger osv.
For å vurdere om det er lov å kreve betaling og om FS er egnet for å lage og administrere betalinger for studenter, og avgjøre om Seksjon for digitale tjenester (DIG) har kapasitet til legge til rette bakgrunnsdata for fakturering i FS, søk til DIG ved e-post til bet-reg@admin.uio.no og svar på følgende spørsmål:
- Ca. hvor mange studenter skal betale pr semester?
- Skal beløpet på fakturaene være likt for alle studenter?
- Kan hoveddelen av fakturaene opprettes samtidig for å unngå å opprette for mange én og én?
- Skal betalingsfristen være lik for alle studentene? Merk at fakturaer er synlige i Studentweb, men mellom ca. 2. - 6. februar/september er betalingsmodulen i Studentweb midlertidig stengt. Unngår derfor en betalingsfrist mellom ca. 2. - 6. februar/september.
- Ca. når skal fakturaene opprettes? DIG trenger normalt minst en ukes varsel.
- Hvor nøye vil dere at DIG skal følge opp fakturaene? DIG kan opprette betalingskrav for hver av studentene med beløp og sette betalingsfrist. DIG purrer ikke, og håndterer ikke f.eks. inkassovarsel. Fakultetet kan sjekke restansen i Student samlebilde -> nedtrekksmeny->"Fakturareskontro".
DIG leser svarene og vurderer om FS er egnet til fakturering for disse studentene.
Opplysninger ved bestilling dersom FS skal brukes til fakturering
Dersom det er avklart at FS skal brukes til fakturering, trenger DIG følgende opplysninger:
- Beløp
- Betalingsfrist
- Info om hvilken gruppe studenter det skal opprettes fakturaer for
Følgende konteringsopplysninger trenges for at innbetalingene skal kunne overføres riktig fra FS:
- Kontoplan: (4 siffer)
- Koststed: (8 siffer)
- Delprosjekt: (9 siffer)
Faktura/mottakeradresse skal være fakultetets eller instituttets adresse.
Når fakturaene er opprettet, informerer DIG innsender av bestillingen. Innsender kan da informere studentene sine om at betalingsopplysningene er tilgjengelige i Studentweb under Betaling i menyen.
FS-fakturaer og refusjon
- Studenter som har betalt for mye til en faktura – DIG håndterer refusjonene ettersom de overskytende pengene går til en sentral pott. Dersom en student betaler 50 kr eller mer enn fakturabeløpet, kontakter DIG dem med informasjon om refusjonsskjemaet vårt.
- Studenter som har betalt, men f.eks. bestemmer seg for ikke å studere likevel - fakultetet/instituttet håndterer disse refusjonene selv.