Ansettelse

Intern personalhåndbok ved UiO

Innledning

Ansettelsesordningen i staten er basert på en to-trinnsbehandling. Først skal det avgis en innstilling, som er et forslag til vedtak, og deretter skal en overordnet instans fatte vedtak. Hensikten er å sikre en bred og saklig vurdering av kandidatene.

Fullmaktsforhold og prosedyrer for ansettelse i teknisk-administrativ stilling ved UiO er konkretisert i UiOs personalreglement, som bygger på overordnede bestemmelser i Lov om statens ansatte mv (statsansatteloven) (lovdata.no). Innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger er med hjemmel i lov om universiteter og høgskoler regulert gjennom bl.a.:

UiO har detaljerte beskrivelser av praktiske rutiner for saksbehandling i ansettelsessaker.

1.0 Fullmaktkart

Se egen nettside.

1.1 Kunngjøring

Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig. Kunngjøringsplikten har sammenheng med det såkalte kvalifikasjonsprinsippet, som er nedfelt i statsansatteloven § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet krever at den som er best kvalifisert etter en helhetlig vurdering av utdanning, praksis og personlig egnethet skal ansettes. Det forutsetter normalt fri konkurranse om stillingene gjennom kunngjøring, slik at alle potensielle kandidater gis anledning til å melde sin interesse.

Innholdet av kunngjøringen er del av arbeidsvilkårene som både arbeidstaker og arbeidsgiver er bundet av. Gjennomtenkt kunngjøringstekst er dermed viktig, både i forhold til hvilke arbeidsoppgaver den ansatte kan forvente å få og til rekkevidden av arbeidsgivers styringsrett med hensyn til endringer.

1.1.1 Beslutningsmyndighet ved kunngjøring

Ansettelsesorganet vedtar selv kunngjøring av undervisnings- og forskerstillinger, jf. universitet- og høgskolelovens § 6-3 annet ledd (lovdata.no). Kunngjøringen omfatter både utlysningsteksten og stillingsbeskrivelse.

For stillinger som professor og førsteamanuensis er det utarbeidet en mal for stillingsbeskrivelse.

Kunngjøring av teknisk-administrative stillinger avgjøres av administrasjonen, dvs. øverste leder ved henholdsvis fakultetene, museene, Universitetsbiblioteket, sentraladministrative avdelinger, eller eventuelt den disse bemyndiger. Ansettelsesråd er ikke involvert ved utforming av kunngjøringstekster for teknisk-administrative stillinger.

1.1.2 Beskrivelse av stillingen

Kunngjøringsteksten skal blant annet inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav.

Nærmere retningslinjer for krav til tekstens innhold ved kunngjøring av vitenskapelige stillinger fremgår av:

Utforming av kunngjøringstekster for teknisk-administrative stillinger skal ta utgangspunkt i stillingsstrukturen for teknisk-administrative stillinger ved UiO. Strukturen er utarbeidet i samarbeid mellom tjenestemannsorganisasjonene og UiO, og gir generelle beskrivelser av de mest brukte stillingskodene ved universitetet. Det er forutsatt at kvalifikasjonskravene i kunngjøringstekster skal samsvare med de basiskrav som er angitt i beskrivelsen for de respektive stillingene.

1.1.3 Fastsetting av lønnsalternativ i kunngjøringen

Prinsippene for lønnsfastsetting ved kunngjøring er nedfelt i Lokal lønnspolitikk ved Universitetet i Oslo.

Dekan er lønnsfastsettende myndighet ved kunngjøring av stillinger ved sitt fakultet, museumsdirektør for stillinger ved museene og bibliotekdirektør for stillinger under Universitetsbiblioteket, eller den disse bemyndiger. Ved andre enheter fastsettes lønnsnivå av øverste leder. Selv om den formelle myndigheten er lagt til lederen på ansettelsesnivået, vil det normalt være foresatte leder i lokalmiljøet som vurderer hva som er riktig lønnsplassering. Dekan/leder på tilsvarende nivå kommer vanligvis først aktivt inn i saken hvis lønnsplasseringen blir gjenstand for diskusjon.

I henhold til hovedtariffavtalen i staten, pkt. 2.5.5 nr 1, skal tillitsvalgte orienteres om den lønn stillingen vil bli utlyst med, og kan kreve drøfting av lønnsplasseringen. Kunngjørende enhet skal sende kopi av kunngjøringsteksten med angivelse av lønnsalternativer til tjenestemannsorganisasjonene før utlysing. Formidlingen skal skje sammen med kunngjøringsskjema til tjenestemannsorganisasjonene.

1.1.4 Søknadsfrist

I regler for ansettelse i professorater og førsteamanuensisstillinger er det fastsatt at søknadsfrist ved kunngjøring normalt skal være fra fire til seks uker.

For teknisk-administrative stillinger bør søknadsfrist være minst 2 uker.

Søknadsfristen beregnes fra den datoen stillingsannonsen publiseres.

1.1.5 Annonsering

For nærmere rutinebeskrivelse se retningslinjer for saksbehandler (pdf).

Alle arbeidsgivere har plikt til å melde ledige stillinger til NAV. Ordinær kunngjøringspraksis ved UiO er for øvrig annonsering på Finn.no. I tillegg blir alle kunngjøringer gjort kjent via internett på UiOs hjemmesider.

Vitenskapelige stillinger kunngjøres som regel internasjonalt, med mindre faget i sitt innhold er orientert mot norske forhold. Det samme gjelder stillinger som stipendiat og postdoktor. Kunngjøringer på engelsk legges normalt ut på den europeiske portalen for forskere EURAXESS Jobs (euraxess.ec.europa.eu), som skal bidra til økt forskermobilitet, se personalrutine.

1.1.6 Fornyet kunngjøring

Stillingen kan lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere.

Er det på vesentlige punkt aktuelt å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen bør stillingen normalt utlyses på nytt, slik at evt andre interesserte gis anledning til å melde seg etter de endrede kvalifikasjonskravene.

Fornyet utlysing kan også være aktuelt hvis det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, eller om forhold knyttet til stillingen har endret seg vesentlig.

1.1.7 Unntak fra kravet om kunngjøring

Det er adgang til unntak fra krav om kunngjøring i følgende tilfeller:

Universitets- og høgskoleloven (§ 6-3 nr 4) (lovdata.no) gir adgang til ansettelse uten kunngjøring når " særlige grunner" taler for det, men tar forbehold om at " slik ansettelse kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av styret motsetter seg det".

  • For professorater og førsteamanuensisstillinger bør ansettelse uten kunngjøring (både i egenfinansierte og eksternt finansierte stillinger) bare skje dersom det er grunn til å tro at det ikke finnes noen med samme eller sterkere kompetanse som kunne være aktuelle søkere dersom stillingen ble lyst ut ("kallelse"). 
  • For professorater og førsteamanuensisstillinger forutsetter forslag om ansettelse uten kunngjøring av en mann til et mannsdominert fagmiljø sannsynliggjøring av at bare menn er aktuelle søkere til stillingen.
  • Det er egne regler for ansettelse uten kunngjøring av professor II på åremål.
  • Se Regler for ansettelse i professorater og førsteamanuensisstillinger § 3.

1.2 Behandling av søknader

UiO benytter rekrutteringssystemet Jobbnorge. Rekruttering baseres på elektroniske søkeprosedyrer, distribusjon av dokumenter, rapportuttak og kommunikasjon underveis i prosessen.

Det lokale personaladministrative ledd der stillingen er kunngjort har ansvar for det praktiske arbeidet med registrering av søknader og utarbeidelse av søkerlister.

1.2.1 Forenklet søkerliste

Se personalrutiner.

Etter søknadsfristens utløp skal det foreligge en alfabetisk navneliste over søkerne. Listen skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Denne oversikten er underlagt alminnelig offentlighet, og enhver kan med hjemmel i offentleglova § 25 (lovdata.no) kreve innsyn i dette dokumentet.

Som det fremgår av § 25 i offentleglova kan en søker be om at søknaden behandles konfidensielt. Arbeidsgiver bestemmer om en slik anmodning skal imøtekommes, og må da legge vekt på om det knytter seg særlig offentlig interesse til stillingen, eksempelvis høyere lederstillinger. Dersom søkerens anmodning ikke tas til følge, må vedkommende få beskjed om det. De øvrige søkerne vil uansett ha rett til partsinnsyn, dvs. informasjon om samtlige søkere selv om noen evt. har bedt om konfidensialitet.

1.2.2 Utvidet søkerliste

Se personalrutiner.

Forvaltningslovforskriften § 15 bekrefter at:

En part i en sak om ansettelse har rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger kan forvaltningsorganet sammenfatte i en egen liste (utvidet søkerliste).

Søkerlisten skal følge ansettelsessaken gjennom hele prosessen. Søkerliste skal foreligge også i tilfeller der det brukes et privat konsulentfirma til å bistå i ansettelsesprosessen.

Søkerlisten kan for øvrig inngå som del av innstillingen, ved at man istedenfor å detaljbeskrive alle søkerne viser til utfyllende opplysninger om utdanning og praksis i utvidet søkerliste.

1.2.3 Praktisk tilrettelegging for vurdering av søkerne

Det lokale personaladministrative nivået har ansvar for den praktiske forberedelsen av ansettelsessaken. Dette innebærer blant annet formidling av søknader, kontakt med og tilrettelegging for de instanser som skal vurdere/avgjøre saken og kontakt med søkerne.

Av og til mangler attester og vitnemål i søknader, og arbeidsgivers grunnlag for innledende vurdering er dermed ufullstendig. I utgangspunktet er det søkerens ansvar å gi relevante opplysninger og dokumentasjon. Forvaltningslovens § 17 (lovdata.no) stiller likevel grunnleggende krav om at «saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes». Arbeidsgiver har dermed utredningsplikt når det gjelder viktige forhold av betydning for valget mellom kandidatene. Manglende dokumentasjon bør derfor etterlyses dersom søknaden tilsier at kandidaten kan være aktuell.

Vurdering av søkere til vitenskapelige stillinger

  • Søkere til vitenskapelige stillinger skal bedømmes av sakkyndige.  En sakkyndig komité har formelt ingen selvstendig status i ansettelsesprosessen, men skal i kraft av sin faglige kompetanse gi en veiledende vurdering som grunnlag for videre behandling i UiOs innstillings- og ansettelsesorganer.
  • De sakkyndige skal finne fram til minst tre søkere (hvis det er så mange kvalifiserte) som er aktuelle for en mer inngående vurdering, og foreta en begrunnet rangering.
  • Den sakkyndige komiteen oppnevnes etter at søknadsfristen er utløpt, og søkerne skal underrettes om hvem som er oppnevnt som komitemedlemmer.
  • UiO har åpnet for en forenklet prosedyre ved behandling av søknader, se bl.a. Regler for ansettelse i professorater og førsteamanuensisstillinger. Søknadene kan grovsorteres på grunnlag av søknad, CV og publikasjonsliste, før aktuelle søkere blir bedt om å sende inn vitenskapelige arbeider.
  • Prosedyrene for ansettelse i vitenskapelige stillinger er nærmere beskrevet i UiOs Veiledning for søkere og medlemmer av bedømmelseskomiteer. Samtidig er nærmere bestemmelser om prosedyrer gitt i retningslinjer for de ulike stillingsgruppene.
  • Kunngjøringstekst, stillingsbeskrivelse, utvidet søkerliste, søknader med vedlegg og aktuelle reglementer oversendes fra det lokale personaladministrative nivået til de enkelte medlemmer av komiteen.
  • Den sakkyndige vurderingen bør normalt foreligge innen tre måneder etter oppnevning av sakkyndige.

Vurdering av søkere til teknisk-administrative stillinger

Innstilling foretas av nærmeste leder.Behovet for et bredt og grundig beslutningsgrunnlag tilsier at lederen bør involvere ressurspersoner som rådgivere i prosessen med vurdering av søkere til en stilling. Slike ressurspersoner vil ha en rent rådgivende funksjon, og ingen formell myndighet i ansettelsesprosessen.

1.2.4 Taushetsplikt

Forvaltningslovens § 13 (lovdata.no) pålegger enhver som utfører tjeneste for et forvaltningsorgan å hindre at andre får kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten får vite om blant annet « noens personlige forhold».

Medarbeidere i ansettelsessaker er i henhold til dette underlagt taushetsplikt når det gjelder personlige opplysninger om søkerne, og har bare anledning til å bruke disse i selve saksbehandlingen. Adgangen til å gi taushetsbelagte opplysninger videre til andre er begrenset til det som er nødvendig som direkte ledd i saksbehandlingen. Inn under saksforberedelse og -behandling defineres også de som deltar som rådgivere, eller eksempelvis ved vurderingen av hvem som bør oppnevnes som medlemmer av sakkyndig utvalg.

Taushetsplikten gjelder enhver som utfører oppgaver i tilknytning til ansettelsessaken, uavhengig av om de er gitt direkte taushetspålegg. Alle som involveres i ansettelsessaker må gjøres oppmerksom på forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt.

1.3 Søkernes innsynsrett

Ansettelsessaker er unntatt fra forvaltningslovens ordinære bestemmelser om begrunnelse, klage og omgjøring, jf. forvaltningslovens § 3 (lovdata.no). Søkernes rett til innsyn er hjemlet i forvaltningslovsforskriften (lovdata.no).

Arbeidsgiver er i denne sammenheng ikke pålagt aktiv informasjonsplikt. Forskriftenes formulering er at « en part har rett til å gjøre seg kjent med», - dvs. at søkerne har krav på informasjon i henhold til reglene dersom de ber om det.

1.3.1 Søkerens rett til innsyn i opplysninger om seg selv

Etter forskriftenes § 16 (lovdata.no) har en søker rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i saken som gjelder seg selv. Hensikten med dette er å gi søkerne mulighet for å korrigere misforståelser eller feilaktige data som måtte foreligge.

Bestemmelsen gir imidlertid adgang til å unnta vurderinger som blir innhentet eller gitt ved den interne behandlingen av saken. Unntaket gjelder vurderinger gitt av ansettelses- eller innstillingsmyndigheten, noen som forbereder saken for disse, søkerens nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller oppdragsgivere.

Søkeren har likevel rett på tilgang til faktiske opplysninger som er gitt om seg selv. Dette gjelder også faktiske opplysninger nedtegnet i dokument etter for eksempel referanseinnhenting eller intervju.

1.3.2 Innsyn i opplysninger om andre søkere

Alle søkere kan kreve å få se utvidet søkerliste, med opplysninger om søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis.

Forskriftens § 17 (lovdata.no) gir videre en utvidet innsynsrett i forhold til søkere som er innstilt til eller ansatt i stillingen. Søknader med vedlegg fra søkere som er innstilt eller ansatt i stillingen er undergitt partsoffentlighet, og de øvrige søkerne har dermed rett til innsyn i disse dokumentene hvis de ber om det. Bestemmelsen gir også rett til innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger om søkere som er innstilt eller ansatt, men innsynsretten er også her begrenset til faktiske opplysninger. Forskriften tar i denne sammenheng forbehold om at «slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen».

Det vises for øvrig til forbeholdet i forvaltningslovens § 19 (lovdata.no) om at:

Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav på å få gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder

  1. en annen persons helseforhold, eller
  2. andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre

Hva som er «av vesentlig betydning» (dvs. utslagsgivende for valget mellom søkerne) og hva som av «særlige grunner» ikke bør meddeles videre vil være en skjønnsmessig vurdering.

1.3.3 Innsyn i innstillingen

Søkerne har rett på informasjon om hvem som er innstilt og i hvilken rekkefølge. Videre kan man kreve innsyn i om det er dissens om vedtaket og eventuelt stemmetallene. Søkerne har derimot ikke krav på begrunnelse for rangeringen, fordi ansettelsessaker er unntatt fra forvaltningslovens bestemmelser om begrunnelse for vedtak, jf lovens § 3 (lovdata.no).

Retten til innsyn i innstillinger må for øvrig ses i sammenheng med føringene i forvaltningslovforskriftens §§ 16 og 17 (lovdata.no), og omfatter således bare de deler av dokumentet som inneholder faktiske opplysninger. Langt på vei vil dette være ivaretatt gjennom utvidet søkerliste.

Grensedragningen mellom «vurderinger» og «faktiske opplysninger» kan i mange tilfeller være vanskelig. «Vurdering» må imidlertid pr. definisjon være det skjønn som utøves på basis av de faktaopplysninger som foreligger. Bedømmelse av om en søkers personlige og formelle kompetanse vil være egnet til å fylle en bestemt stilling, må eksempelvis være å betrakte som vurdering.

Det er i utgangspunktet opp til arbeidsgiver å avgjøre i hvilken grad søkere bør få tilgang til opplysninger ut over det de har krav på. Hensynet til søkeren må i denne sammenheng avveies mot behovet for en fri meningsutveksling i de organer som behandler saken. På denne bakgrunn er det vanlig praksis ved UiO å unnta de deler av innstillingen som omfatter skjønnsmessige vurderinger fra partsoffentlighet.

Søkerne har i ansettelsessaker ingen ankeadgang, fordi ansettelsesvedtak er unntatt fra forvaltningslovens § 3 om klage, begrunnelse og omgjøring.

1.3.4 Innsyn i sakkyndig bedømmelse til professorater og førsteamanuensisstillinger

Ved bedømmelse av søkere til professorater og førsteamanuensisstillinger praktiserer UiO meroffentlighet, ved at kopi av vurderingen fra de sakkyndige sendes søkerne før saken behandles i innstillingsorganet.

Søkerne er i denne sammenheng pålagt taushetsplikt på samme måte som de som er involvert i saksbehandlingen, og skal gjøres oppmerksom på dette i følgebrev ved oversendelsen. En søker som gis opplysninger som omfattes av taushetsplikt etter forvaltningslovens § 13 (lovdata.no) kan bare bruke informasjonen til å vurdere om det er foretatt en saklig bedømmelse.

Søkerne har på dette trinn i prosessen mulighet til å kommentere vurderingen, og eventuelle innspill skal følge saken til innstillings- og ansettelsesmyndigheten. Dette innebærer likevel ingen rett til formell klage over vedtak i ansettelsessak, men representerer en utvidet adgang til partsinnsyn og mulighet for korrigering av eventuelle misforståelser. Innstillingsmyndigheten avgjør om eventuelle kommentarer skal sendes bedømmelseskomiteen for vurdering. Frist for innsendelse av kommentarer fra søkere vil normalt være ca. 14 dager. En søker har ikke krav på å få sine merknader lagt frem for de sakkyndige.

Innstilling til vitenskapelige stillinger skal også omtale personlig egnethet for stillingen. Å foreta denne vurderingen er innstillingsmyndighetens oppgave, og ikke bedømmelseskomiteens. Den delen av innstillingen er underlagt de samme bestemmelser om partsoffentlighet som for teknisk-administrative stillinger.

1.4 Innstillingsprosedyrer

Innstillingen er et anbefalt forslag til vedtak overfor ansettelsesmyndigheten. Prosedyrene for innstilling er basert på bestemmelser nedfelt i statsansatteloven og universitetsloven. Forslaget må være begrunnet og så utfyllende at ansettelsesorganet får tilgang til samme opplysninger som innstillingsmyndigheten.

Ansettelse av varighet under 6 måneder er unntatt fra kravet om innstilling, jf. statsansatteloven § 7 (lovdata.no). Det samme gjelder ved ansettelse av forelesere, hjelpelærere, øvingslærere, timelærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 % av full stilling, jf statsansattelovens forskrift § 2 (lovdata.no). Forskriftens § 3 (lovdata.no) åpner dessuten for unntak ved ansettelse av arbeidstakere som skal utføre oppdrag som er eksternt finansiert.

1.4.1 Innstillingsmyndighet ved vitenskapelige stillinger

Bestemmelser om innstilling til vitenskapelige stillinger er spesifisert i reglementene for de ulike stillingskategoriene, i Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter. Fullmaktsforhold ved innstilling er dessuten nærmere konkretisert i det enkelte fakultets administrasjonsreglement og i reglementene for museer, sentre osv.

Instituttnivået innstiller ved ansettelse i utdanningsstillinger og vitenskapelige mellomgruppestillinger. For utdanningsstillinger kan innstillingsmyndigheten delegeres videre, dersom ansettelsesmyndigheten er overført fra fakultetsnivå til instituttnivå.

I henhold til universitet- og høgskolelovens § 6-3 (lovdata.no), skal innstilling i undervisnings- og forskerstillinger skje ut fra sakkyndig bedømmelse. Den sakkyndige vurderingen skal danne grunnlag for videre formell behandling av saken i innstillings- og ansettelsesorganer. Kravet om sakkyndig bedømmelse kan fravikes for undervisnings- og forskerstillinger som ikke er førstestillinger eller professorstillinger.

Universitets- og høgskolelovens krav om en særskilt sakkyndig bedømmelse er primært begrunnet i behovet for en uavhengig faglig kvalitetssikring, samtidig som det er ment å understreke faglig autonomi som et grunnleggende element ved forskning og undervisning. Den sakkyndige vurderingen er en viktig del av innstillingsgrunnlaget, men det er likevel den formelle innstillingsmyndigheten som har endelig ansvar i forhold til rangering av kandidatene. Innstillingsmyndigheten er også ansvarlig for intervjuer, vurdering av søkernes personlige egnethet og avgjør om det skal holdes prøveforelesninger eller andre prøver.

Særlig i mindre fagmiljø kan det være slik at søker og sakkyndig fra samme sted kjenner hverandre. Dersom en av de sakkyndige kommer fra fakultetet, bør det derfor så langt det er mulig klargjøres at vedkommende ikke har nær tilknytning til noen av søkerne. For eksempel bør tidligere veileder til en søker ikke sitte i det sakkyndige utvalget.

Det sakkyndige utvalget skal ha minst tre medlemmer, og oppnevnes av innstillingsmyndigheten. Utvalget skal være representert ved begge kjønn, men det kan oppstå situasjoner hvor det ikke er mulig å finne aktuelle kvinnelige medlemmer. Prinsippet om representasjon fra begge kjønn kan i så fall ikke trekkes så langt at det dermed ikke blir oppnevnt noen komité.

1.4.2 Innstillingsmyndighet ved teknisk-administrative stillinger

Innstilling foretas av nærmeste leder. Ledere ikke bør gjennomføre rekrutteringsprosesser alene. Behovet for et bredt og grundig beslutningsgrunnlag tilsier at lederen bør involvere ressurspersoner som rådgivere i prosessen med vurdering av søkere til en stilling. Nærmeste leder avgjør da hvor mange og hvem som skal delta i en slik rådgivende gruppe, men det bør være medarbeidere med god innsikt i den ledige stillingen og virksomheten i det aktuelle miljøet. Slike ressurspersoner vil ha en rent rådgivende funksjon, og ingen formell myndighet i ansettelsesprosessen.

Innstilling til universitetsstyret i stilling som fakultetsdirektør, avdelingsdirektør i LOS (inkludert intern revisor) og bibliotekdirektør foretas av universitetsdirektøren, som oppnevner et utvalg til å bistå seg i arbeidet med vurdering av kandidater. Tjenestemannsorganisasjonene skal være representert i dette utvalget med en felles representant. Ved ansettelse i fakultetsdirektørstilling skal dekanen være representert i utvalget.

1.4.3 Nærmeste foresatte tjenestemyndighet

Nærmeste foresatte tjenestemyndighet ved den enkelte ansettelse er i utgangspunktet:

  • instituttleder for stillinger ved grunnenhetene
  • dekan for stillinger ved fakultetsnivået
  • museumsdirektør for stillinger ved museene
  • bibliotekdirektør for stillinger ved Universitetsbiblioteket
  • fagdirektør for stillinger i LOS

De respektive lederne står fritt til å delegere denne fullmakten. I praksis vil posisjonen "nærmeste foresatte" normalt innebære et direkte over/underordningsforhold, dvs at det ikke er noe organisatorisk ledd mellom. Prinsippet bør være at den som holdes ansvarlig for virkningene av ansettelsesvedtaket også skal ha størst mulig innflytelse over hva som besluttes. Det tilsier at rollen som nærmeste foresatte tjenestemyndighet plasseres hos den som får ansvar for oppfølging av den som ansettes.

1.4.4 Innstillingens innhold

For ansettelse i det offentlige gjelder det et  «kvalifikasjonsprinsipp», nedfelt i statsansatteloven § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet forutsetter at den kandidaten som objektivt sett er best kvalifisert skal ansettes i stillingen. Lovens § 3 forutsetter at ved vurdering av hvem som er best kvalifisert skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene i utlysningen.

Saklighetskravet ved ansettelse er et grunnleggende premiss. Innstillingsmyndigheten skal finne frem til den av søkerne som ut fra en objektiv helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesmyndigheten. Forslaget må være begrunnet, og så utfyllende at ansettelsesmyndigheten får tilgang til samme opplysninger som innstillingsmyndigheten.

Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal det vanligvis innstilles minst tre kandidater i prioritert rekkefølge, jf statsansatteloven § 5 tredje ledd (lovdata.no). Dersom det kun innstilles en kandidat må dette begrunnes særskilt, og da normalt med at det ikke finnes andre kvalifiserte kandidater.

Innstilling til teknisk-administrative stillinger skal baseres på en bred vurdering av søkernes totale kompetanse, dvs. relevant utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen. Innstillingen skal inneholde:

  • navn på søkere
  • kortfattet beskrivelse av stillingens ansvarsfelt og kvalifikasjonskrav
  • begrunnelse for utvalget av kandidater til intervju (og hvorfor de øvrige ikke er innkalt til intervju)
  • omtale av aktuelle kandidater, med redegjørelse for intervju og referanser
  • sammenlignende vurdering av kvalifiserte kandidater
  • begrunnelse for den innbyrdes rangeringen (hva var utslagsgivende)
  • konklusjon

All begrunnelse må være relatert til de kvalifikasjonskriteriene som er angitt i kunngjøringsteksten. Samtlige søkere skal i prinsippet omtales i innstillingen. Fremgår det klart av søknaden at kandidaten er ukvalifisert, kan fremstillingen likevel være «skjematisk», - dvs. at det bare henvises til omtale i utvidet søkerliste.

Innstilling i forsknings- og undervisningsstillinger foretas ut fra en samlet vurdering av de vitenskapelige/faglige kvalifikasjonene, bedømmelsen fra de sakkyndige, vurdering av personlig egnethet for stillingen, innhentede referanser, intervju og eventuell prøveforelesning. Nærmere bestemmelser om grunnlaget for innstilling i vitenskapelig stilling er omtalt i reglement og veiledning.

Det forutsettes at de mest aktuelle søkerne (både til teknisk-administrative og vitenskapelige stillinger) skal intervjues, for å få et helhetlig og personlig inntrykk av kandidaten. Dette har blant annet sammenheng med forvaltningslovens krav om at en sak skal være så godt opplyst som mulig før det treffes vedtak, og mange kvalifikasjoner (som personlig egnethet) kan vanskelig bedømmes ut fra søknaden alene. Intervju i forbindelse med teknisk-administrative stillinger foretas normalt av innstillingsmyndigheten selv. Til vitenskapelige stillinger skal innstillingsmyndigheten eller den som bemyndiges oppnevne en faglig representativ gruppe på tre til fem personer til å gjennomføre intervjuet.

1.4.5 Kjønnskvotering

Med den kjønnsfordeling UiO har innen de ulike stillingsgrupper, har kvotering størst relevans i forhold til vitenskapelige stillinger.

Kjønnskvotering ved ansettelse praktiseres i samsvar med hovedavtalens § 31 (regjerningen.no), hvor det blant annet heter:

Hvis det til en ledig stilling melder seg flere søkere som har tilnærmet like kvalifikasjoner for stillingen, skal søkere fra det kjønn som er underrepresentert i den aktuelle stillingsgruppe foretrekkes.

Med "underrepresentert" definerer hovedavtalen det kjønn som har mindre enn 40 % av de ansatte i den aktuelle stillingsgruppe.

Prinsipper for kjønnskvotering er likeledes nedfelt i regler for ansettelse i professorater og førsteamanuensisstillinger.

Universitets- og høgskolelovens § 6-3 nr. 2 (lovdata.no) forutsetter at " Hvis det ene kjønn er klart underrepresentert innen den aktuelle stillingskategori på vedkommende fagområde, skal de som er av dette kjønn spesielt inviteres til å søke".

Tilpasningsavtalen ved UiO angir nærmere inndeling av stillingsgrupper og kvoteringskretser Instituttene er normalt kvoteringskrets for vitenskapelige stillinger, mens nærmere definerte stillingsgrupper ved universitetet som helhet er kvoteringsbasis for øvrige stillinger.

1.4.6 Fortrinnsrett og andre særlige hensyn

Det kan forekomme tilfeller hvor arbeidsgiver må vektlegge spesielle hensyn knyttet til konkrete søkere.

Overtallige

Det kan melde seg søkere som har fortrinnsrett til stilling fordi de er oppsagt fra annen statsstilling på grunn av overtallighet, jf statsansatteloven § 24 (lovdata.no). Søkere må i så fall presisere i søknaden at de gjør sin fortrinnsrett gjeldende. Blir en slik søker bedømt som kvalifisert skal vedkommende ansettes. Det skal da ikke foretas bedømmelse av de øvrige søkerne, fordi den overtallige har rettslig krav på stillingen.

Blir søkeren ikke bedømt som kvalifisert, bør enheten ta kontakt med Avdeling for personalstøtte for kvalitetssikring av prosessen, siden et avslag i prinsippet kan medføre at søkeren tar saken opp med Sivilombudsmannen eller i rettsapparatet.

Statsansattelovens forskrift § 8 (lovdata.no) tar forbehold om at fortrinnsrett etter lovens § 24 ikke kan gjøres gjeldende av midlertidig ansatt. Fortrinnsrett gjelder heller ikke ved ansettelse i blant annet:

  • stilling som er høyere rangert, eller med arbeidsinnhold eller funksjoner som adskiller seg vesentlig fra tidligere stilling
  • utdanningsstillinger
  • stilling hvor stillingsbrøken er mer enn 10 prosentpoeng større enn tidligere stilling
  • stilling som professor, dosent, førsteamanuensis eller førstelektor, med mindre arbeidstakeren er sagt opp fra slik stilling

Deltidsansatte

Statsansatteloven § 13 (lovdata.no) forutsetter at "Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten". Lovens forskrift § 8 (lovdata.no) unntar midlertidig ansatte fra fortrinnsrett for deltidsansatte.

Begrepet «utvidet stilling»må forstås som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gjøres gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for, fordi det kunne åpne for at ordningen utnyttes som avansementsmulighet.

Begrepet «kvalifisert» skal forstås på samme måte som ved fortrinnsrett grunnet overtallighet. Når det gjelder nivå på kvalifikasjonskrav kan det kreves det som må anses som normalt eller gjennomsnittlig for vedkommende stilling.

Loven tar forbehold om at utøvelse av fortrinnsretten ikke skal innebære vesentlige ulemper for virksomheten.

En deltidsansatt som gjør gjeldende fortrinnsrett kan for øvrig ikke velge en brøk/andel av en ledig stilling, men må akseptere hele den utlyste stillingen.

Fortrinnsrett for deltidsansatte gjelder ikke for ansatte i bistillinger, jf lovens forskrift § 8 fjerde ledd (lovdata.no).

Søkere med innvandrerbakgrunn

Regjeringen har pålagt alle statlige etater å innkalle minst en person med innvandrerbakgrunn til intervju, såfremt det har meldt seg slike søkere og vedkommende er kvalifisert for stillingen (PM 2010-08)

I Statens personalhåndbok er det vist til at det i denne sammenheng er SSBs definisjon av «innvandrerbakgrunn» som skal legges til grunn. Det er konkretisert til at

Innvandrerbakgrunn har man dersom man selv er født i utlandet og har innvandret, eller dersom man har foreldre som begge er utenlandsfødte.

Når det gjelder avgrensning i forhold til nasjonalitet, gjelder dette primært personer fra «landkategori 2», som er Europa utenom EU/EFTA, Asia (inkl Tyrkia), Afrika, Sør- og Mellom-Amerika og Oseania uteom Australia og New Zealand.

For vitenskapelige stillinger har UiO for øvrig en standardformulering i kunngjøringstekster om at «UiO ønsker flere personer med minoritetsbakgrunn i vitenskapelige stillinger», og oppfordrer disse til å søke.

Søkere med funksjonshemming

Som IA-bedrift er UiO er forpliktet til aktiv oppfølging av delmål 2 i IA-avtalen om å «Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne».

Som ledd i arbeidet med å sikre like muligheter og mangfold i arbeidsstyrken er det for øvrig forskriftsbestemt at søkere med funksjonshemming skal vurderes spesielt. Statsansattelovens forskrift § 6 (lovdata.no) krever at hvis noen av søkerne oppgir å «ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet», så  skal minst én av dem innkalles til intervju.

1.5 Ansettelsesprosedyrer

Hvem som skal ansettes bestemmes normalt av ansettelsesorgan, hvor sammensetning varierer avhengig av hvilken stillingskategori det gjelder.

1.5.1 Ansettelsesorganer

Med hjemmel i universitetsloven bestemmer universitetsstyret hvem som har ansettelsesmyndighet i vitenskapelige stillinger og enkelte lederstillinger, mens ansettelsesmyndighet for andre stillinger reguleres av bestemmelser i statsansatteloven.

Vitenskapelige stillinger

Ansettelse i vitenskapelig stilling foretas av et styre, ansettelsesutvalg eller lignende. Som det fremgår av universitetslovens § 6-3 (lovdata.no), første ledd, skal studentene være representert i ansettelsesorganet.

Myndighet i forhold til ansettelse er fordelt som følger:

Universitetsstyrets ansettelsesutvalg:

  • ansettelse av professor for faglig ledelse (SKO 1404)
  • ansettelse i professorstilling (SKO 1013) uten kunngjøring («kallelse»)
  • andre saker som dekanen eller et innstillings- eller ansettelsesorgan på fakultetet ønsker å forelegge for universitetsstyrets ansettelsesutvalg

I saker som er delegert til fakultet og hvor én eller flere av søkerne kommer med en begrunnet innsigelse til saksbehandlingen, skal universitetsstyrets ansettelsesutvalg  få tilsendt kopi av søkerens merknader samt en orientering om fakultetets behandling av denne. Ansettelsesutvalget vil på dette grunnlaget avgjøre om det vil ta saken opp til behandling.

Avdeling for personalstøtte er sekretariat for universitetsstyrets ansettelsesutvalg.

Fakultetsnivå har myndighet til å ansatte i følgende tilfeller:

  • ansettelse av professor  (SKO 1013) med kunngjøring
  • ansettelse av professor II med og uten kunngjøring
  • forlenget ansettelse av professor II
  • mellomgruppestillinger
  • utdanningsstillinger

Fakultetsstyret kan delegere ansettelsesmyndigheten for stipendiat- og postdoktorstillinger til instituttnivå. Delegering av stipendiatstillinger forutsetter at vurderingen fra sakkyndig komite er enstemmig. Delegering av postdoktorstillinger forutsetter at hensynet til fakultetets rekrutteringspolitikk som helhet ivaretas.

Det er et eget felles ansettelsesorgan for ansettelse i rekrutterings- og mellomgruppestillinger ved enheter uten fakultetstilknytning.

Forlengelser av professor II og førsteamanuensis i 20 %-stilling på fullmakt: Det åpnes for at slike forlengelser kan foretas av dekan på fullmakt fra fakultetsstyret. Forutsetningen er at de samme kravene som lå til grunn for den opprinnelige ansettelsen er oppfylt, både ved ansettelse med og uten kunngjøring.

Teknisk-administrative stillinger

Teknisk-administrative tjenestemenn ansettes av egne ansettelsesråd ved henholdsvis de enkelte fakulteter, museene, Universitetsbiblioteket og i LOS. Rådene er sammensatt av 4 arbeidsgiverrepresentanter og 4 representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene (henholdsvis Parat, NTL, Akademikerne og Forskerforbundet). I tillegg oppnevner administrasjonen leder av ansettelsesrådet, som normalt bør være øverste leder ved fakultetet/enheten eller den denne bemyndiger.

Et særskilt ansettelsesråd på 3 medlemmer ansetter instruktørtannleger og spesialtannleger.

Ved oppnevning av representanter til ansettelsesråd gjelder likestillingslovens § 21, som krever at:

  • har utvalget 3 medlemmer (instruktørtannleger) skal begge kjønn være representert
  • har utvalget 9 medlemmer (vanlige ansettelsesråd) skal hvert kjønn være representert med minst 4

Universitetsstyret ansetter i stilling som fakultetsdirektør, avdelingsdirektør i LOS (inkludert intern revisor) og bibliotekdirektør.

1.5.2 Saksbehandling i ansettelsesorganet

Saksbehandling i ansettelsesrådet er nærmere beskrevet i personalreglementets pkt. 8.

Det lokale personaladministrative ledd må sørge for at ansettelsesorganet får seg forelagt innstillingen, sakkyndig bedømmelse i vitenskapelige stillinger, utvidet søkerliste, samtlige søknader med vedlegg og kunngjøringsteksten/stillingsbeskrivelsen.

Vedtak fattes med vanlig flertall, og organet er beslutningsdyktig hvis minst halvparten av medlemmene avgir stemme.

Ansettelsesvedtak skal protokollføres, med oversikt over hvordan den enkelte har stemt.

Ved innstilling av flere kandidater, må vedtaket være klart i forhold til rekkefølgen på rangeringen. Dette kan eksempelvis ivaretas ved å protokollføre at «ansettelse skjer i henhold til rangeringen i innstillingen».

Dersom et medlem av ansettelsesorgan ønsker å ansette en søker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra den som avgir innstillingen, jf statsansatteloven § 6 tredje ledd (lovdata.no). I lovforarbeidene (Prop 94L (2016-2017) s 204) er det vist til at

Etter å ha mottatt en slik skriftlig vurdering treffer ansettelsesrådet avgjørelse ved alminnelig flertallsbeslutning, og kan da ansette enten en søker som er innstilt eller en søker som det gis skriftlig vurdering av.

Loven krever ikke at den skriftlige vurderingen fra innstillingsmyndigheten skal være positiv for at søkeren skal kunne ansettes. Dette innebærer i prinsippet at ansettelsesrådet kan ansette en som nærmeste leder mener ikke er kvalifisert. Det kan utfordre premiss om at det bør være samsvar mellom ansvar og innflytelse, dvs. at den som får ansvaret for medarbeideren også bør få påvirke valg av kandidat. Dersom slike situasjoner oppstår bør nærmeste leder gis anledning til å redegjøre muntlig for sin vurdering overfor ansettelsesrådet før det treffes vedtak.

1.5.3 Ansettelsesmyndighet ved kortvarige ansettelsesforhold eller lav stillingsbrøk

Ansettelse av varighet under 6 måneder er unntatt fra vanlige ansettelsesprosedyrer, jf. statsansatteloven § 7 (lovdata.no). Ansettelse kan da foretas av lederen på ansettelsesnivået eller den som bemyndiges, uten forutgående innstilling.

Tilsvarende gjelder for arbeidsforhold med kortere varighet enn 15 timer ukentlig. Ordningen gjelder ikke for professor II.

UiOs personalreglement pkt. 2.2 åpner for at ansettelse av varighet under ett år kan foretas av administrasjonen etter innstilling fra nærmeste leder, i tilfeller der ordinær ansettelsesprosess ikke kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten.  Se Regler for ansettelse i professorater og førsteamanuensisstillinger § 14.

 Ansettelsesforhold uten forutgående offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen på ett år.

1.5.4 Rettslig grunnlag for midlertidig ansettelse

Hovedregelen er at arbeidstakere skal ansettes fast, jf. statsansatteloven § 9 (lovdata.no). Tidsavgrensede kontrakter skal ikke brukes i større utstrekning enn strengt nødvendig. Bakgrunnen for dette er å styrke de midlertidiges rettsstilling, og forhindre bruk av midlertidige avtaler for å løse permanente bemanningsbehov.

UiO har etablert en egen handlingsplan for reduksjon i UiOs andel midlertidig ansatte, som blant annet angir kontrollspørsmål i valg mellom henholdsvis fast og midlertidig ansettelse i eksternt finansierte stillinger.

Særregler for midlertidig ansettelse av vitenskapelig personale er gitt i universitets- og høgskoleloven § 6-5 (lovdata.no), hvor det blant annet åpnes for at:

  1. Dersom det til fast vitenskapelig stilling ved universitet eller høyskole ikke har meldt seg søker, som etter fastsatte vilkår eller sakkyndig bedømmelse er klart kvalifisert for fast ansettelse, og det ikke er sannsynlig at kvalifisert søker vil melde seg ved ny kunngjøring, kan likevel en søker ansettes for begrenset tid når:
    • muligheten for tidsbegrenset ansettelser nevnt i kunngjøringen
    • vedkommende etter ansettelsesmyndighetens vurdering har forutsetninger for å skaffe seg de nødvendige kvalifikasjoner i løpet av ansettelsesperioden.

Ansettelsesmyndigheten fastsetter ansettelsesperioden som ikke må vare over tre år. Dersom den midlertidig ansatte innfrir kravet til kvalifisering innenfor fastsatt periode vil vedkommende ha rett til fast ansettelse. Ansettelsesforholdet skal da stadfestes som permanent gjennom formelt vedtak i ansettelsesorganet.

Universitets- og høgskoleloven § 6-5 (lovdata.no) åpner videre for at:

  1. Dersom det ikke har vært mulig å få søkere som tilfredsstiller kompetansekravene for ansettelse etter nr. 1, og det på grunn av undervisningssituasjonen er helt nødvendig å foreta ansettelse, kan det foretas midlertidig ansettelse for inntil tre år og seks måneder i en lavere stilling som vedkommende tilfredsstiller kompetansekravene til.

Midlertidighet kan ellers bare rettsgyldig avtales hvis det kan hjemles i statsansatteloven § 9 (lovdata.no). De mest aktuelle tilfellene er:

§ 9 første ledd bokstav a: «når arbeidet er av midlertidig karakter»

I forhold til definisjon av begrepet "midlertidig karakter" peker lovens forarbeider (Prop 94 L 2016-2017) på at:

Arbeid som ut fra sin art skiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten er omfattet av bestemmelsen, det samme gjelder forskjeller i arbeidsmengde. Dersom det er behov for ansatte med spesielle kvalifikasjoner, og det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, kan man også ansette midlertidig. Bestemmelsen dekker også adgang til å ansette midlertidig for å utføre et oppdrag som har en noenlunde klar arbeidsmessig avgrensning og en naturlig avslutning. Tidsramme eller oppdragets innhold må være klart fastsatt. Dette er f.eks tilfelle hvor det bare er bevilget midler for å utføre oppgaver for begrenset tid (s 205).

§ 9 første ledd bokstav b: «for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)»

Begrepet «vikar» skal kun benyttes ved reelle vikariater, og ikke hvis det i praksis dreier seg om ekstrahjelp eller midlertidig avgrensede oppdrag. Det er likevel ikke nødvendig å presisere hvilken person det vikarieres for. Eksempelvis kan det være aktuelt med endring i intern oppgavefordeling, slik at vikaren i praksis ikke gjør samme arbeid som den som er i permisjon. Vikariatet kan også skyldes midlertidig ledighet når en person fratrer, og at det er behov for vikar i påvente av ny fast ansettelse.

§ 9 første ledd bokstav c:«for en periode på inntil seks måneder når det har oppstått et uforutsett behov»

Lovens forarbeider (Prop 94 L 2016-2017) forutsetter at virksomheten må «vurdere konkret om slikt uforutsett behov finnes». Videre er det presisert at:

Perioden kan ikke strekkes ut over seks måneder, selv om behovet for den midlertidige fremdeles finnes. Det er naturligvis heller ikke adgang til å ta en midlertidig ut av tjenesten for en kort periode, for deretter å ansette vedkommende midlertidig igjen, med samme hjemmel. En forlengelse ut over seks måneder av en midlertidig ansettelse hvor denne lovhjemmelen er benyttet, krever at et av lovens ordinære vilkår for midlertidig ansettelse er oppfylt (s 122).

 

Årsak til midlertidighet og varigheten av ansettelsesforholdet skal angis i ansettelseskontrakten.

Midlertidige arbeidsavtaler etter lovens § 9 (lovdata.no) opphører ved det avtalte tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt, jf statsansatteloven § 17 (lovdata.no).

Dersom det foretas midlertidig ansettelse uten rettslig grunnlag for midlertidighet, kan arbeidstakeren gjøre krav på status som fast. Tvister om tidsbegrensede arbeidsavtaler følger de samme prosessregler som ved tvister om lovligheten av avskjed eller oppsigelse, og kan dermed bli relativt kompliserte saker.

Forlengelse utover arbeidsavtalen i stipendiat- og postdoktorstillinger av andre grunner enn de som er fastsatt i forskriften (lovdata.no) og UiOs retningslinjer, innebærer et nytt åremål og er ikke tillatt ved egen institusjon.

1.5.5 Ansettelse i professor II-stillinger

Professor II er ansettelsesforhold hvor stillingsinnehaveren i regelen har hovedstilling ved en annen institusjon og bistilling (20 %) ved UiO. Formålet er at universitetet skal ha mulighet for samarbeid med eksterne institusjoner og tilførsel av spisskompetanse som kan tilpasses skiftende faglige behov.

Adgangen til å ansette professor II på åremål I bistilling er hjemlet i universitets- og høgskoleloven § 6-6 (lovdata.no).

Bistillingen kan være enten eksternt finansiert eller finansiert over UiOs ordinære budsjett.

Vanlige ansettelsesforhold innen professor II-kategorien er:

  • Bistilling knyttet til funksjon

    som omfatter ansettelsesforhold hvor bistillingen er knyttet til arbeidstakerens funksjon i hovedstillingen. Dette er aktuelt i forbindelse med samarbeidstiltak mellom UiO og den virksomhet hvor bistillingsinnehaveren har sin hovedstilling.

  • Kombinerte stillinger

    som i hovedsak finnes på Det medisinske fakultet. Disse er knyttet til en bestemt hovedstilling ved samarbeidende institusjon, som på sykehusene. Varigheten på ansettelsesperioden for bistillingen følger ofte hovedstillingen.

Det skal fremgå av kunngjøringstekst/stillingsbeskrivelse, innstilling og arbeidsavtale hvilke vilkår som gjelder for bistillingen (ansettelsesperiode, tilknytning til hovedstilling osv.)

1.5.6 Prøvetid

Arbeidstakere som begynner i statstjenesten har vanligvis en prøvetid på seks måneder, jf. statsansatteloven § 15 (lovdata.no).

Hovedregelen er at alle ilegges prøvetid, men bestemmelsen åpner for at ansettelsesorganet kan bestemme at slik prøvetid ikke skal gjelde. Dette er spesielt aktuelt der arbeidstageren går direkte over fra annen statsstilling eller fra annen stilling ved UiO.

Myndighet til å treffe vedtak om prøvetid i den enkelte sak ligger hos ansettelsesorganet, som skal vurdere hvert tilfelle individuelt. Hva som kvalifiserer til unntak fra prøvetid vil måtte bero på en skjønnsmessig vurdering fra ansettelsesorganets side i hvert enkelt tilfelle, etter anbefaling fra innstillingsmyndigheten. Ansettelsesorganet kan vedta at prøvetid ikke skal gis, eller at prøvetiden skal være kortere enn seks måneder. Dette må være med i protokollføringen av ansettelsesvedtaket.

Ved ansettelse av vitenskapelig personale som kommer fra samme type stilling ved annen institusjon, vil det bare unntaksvis være et reelt behov for prøvetid. For øvrige stillinger vil derimot skifte av arbeidssted kunne representere langt større endringer i oppgaver og arbeidssituasjon. Av hensyn til begge parter i arbeidsforholdet kan det dermed være fordelaktig med en gjensidig prøveperiode. UiO gir derfor som hovedregel prøvetid til nyansatte som kommer fra annen virksomhet, bortsett fra førsteamanuenser og professorer som kommer direkte fra fast tilsvarende stilling.

For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at UiO normalt ikke gir prøvetid når ansatte skifter stilling internt ved universitetet. Det vil kun være aktuelt hvis arbeidstakeren går over til oppgaver av en vesentlig annen karakter enn det vedkommende hadde tidligere.

Hvis den ansatte har vært fraværende fra arbeidet i prøvetiden er det på visse vilkår adgang til å forlenge prøvetiden tilsvarende lengden av fraværet. Det forutsettes at fraværet er av en viss varighet, slik at arbeidstaker ikke har fått en reell prøvetid med oppfølging fra arbeidsgiver.  Arbeidsgiver må orientere skriftlig om forlengelsen innen utgangen av den opprinnelige prøvetiden. Det er ikke adgang til å forlenge prøvetiden på grunn av fravær som er forårsaket av arbeidsgiver.

1.6 Iverksetting av ansettelsesvedtak

Arbeidsavtalen utformes ved det aktuelle tjenestestedets lokale personaladministrative ledd, mens Avdeling for administrativ støtte v/Seksjon for lønn foretar teknisk registrering i lønnssystemet.

1.6.1 Arbeidsavtalen (arbeidskontrakten)

Statsansatteloven § 6 (lovdata.no) forutsetter at den ansatte skal gis skriftlig underretning om ansettelsen. Arbeidsmiljøloven § 14-5 (lovdata.no) krever likeledes at det skal inngås arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, og legger i § 14-6 til grunn at:

Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, herunder:

  1. partenes identitet,
  2. arbeidsplassen. Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder, og oppgi forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiver,
  3. en beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori,
  4. tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse,
  5. forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig,
  6. eventuelle prøvetidsbestemmelser
  7. arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet,
  8. arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister,
  9. den gjeldende eller avtalte lønn ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, for eksempel pensjonsinnbetalinger og kost- eller nattgodtgjørelse, utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling,
  10. lengde og plassering av den avtalte daglige og ukentlige arbeidstid,
  11. lengde av pauser,
  12. avtale om særlig arbeidstidsordning
  13. opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. Dersom avtale er inngått av parter utenfor virksomheten skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om hvem tariffpartene er.

Når det gjelder pkt. m), er det tilstrekkelig å vise til hovedtariffavtalen i staten, til sentrale særavtaler som har direkte betydning for arbeidsforholdet og til lokale særavtaler i vedkommende virksomhet, jf statens personalhåndbok pkt 2.7-2.9 (lovdata.no).

Pkt l) innebærer blant annet at det må opplyses i arbeidsavtalen om evt. avtale om fleksitidsordning, inkludert om arbeidstakeren omfattes av den sentrale særavtalen om fleksitid i staten.

Informasjon nevnt i bokstavene g) til k) kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene.

Etter at det er bestemt hvem som skal ansettes, sender det lokale personaladministrative nivået skriftlig tilbud om stillingen til den aktuelle kandidaten. Arbeidsavtalen skal utformes i samsvar med UiOs fastlagte maler som lastes ned som standardtekster direkte inn i ePhorte, se veiledning (pdf). Ved ansettelse i vikariater eller andre midlertidige ansettelsesforhold må ansettelsesperioden presiseres i kontrakten. Det skal videre angis begrunnelse for hvorfor ansettelsesforholdet er midlertidig, sammen med henvisning til relevant hjemmel i statsansatteloven, eventuelt universitets- og høgskoleloven.

Én av opplysningene som i henhold til arbeidsmiljølovens § 14-6 (lovdata.no) skal fremgå av arbeidsavtalen er «tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse». Tidspunktet for tiltredelse kan imidlertid fortsatt være uavklart når det fattes vedtak om ansettelse og gis formelt tilbud om stilling. I slike tilfeller anbefales det at kontrakten undertegnes fra arbeidsgiver selv om tiltredelsesdatoen ikke er avklart, men at det innarbeides en forutsetning om nærmere avtale om tiltredelsesdato. Arbeidsgiver bør likeledes ta forbehold om at ansettelsesforholdet må aktiveres innen et bestemt tidspunkt, for å unngå at arbeidstakeren velger urimelig lang utsettelse av tiltredelsen. Følgende standardformulering kan tas inn i arbeidsavtalen i de tilfeller hvor tiltredelsedatoen er ukjent når tilbudet om ansettelse blir gitt:

Dato for tiltredelse er foreløpig ikke avklart, men vil bli fastsatt etter nærmere avtale mellom partene. UiO har inngått arbeidsavtalen med forbehold om at stillingen må tiltres innen ... (eksempelvis 3-4 måneder).

Siste frist for tiltredelse må vurderes individuelt i hvert enkelt tilfelle, men det må uansett tas hensyn til eventuell oppsigelsesfrist som den nyansatte har i sitt eksisterende arbeidsforhold.

Dersom kandidaten ikke aksepterer tilbudet om stilling, rettes henvendelse til den neste som er rangert i henhold til vedtaket i ansettelsesorganet.

Det gjøres oppmerksom på Regler for vurdering og vektlegging av pedagogisk kompetanse ved ansettelse i faste vitenskapelige stillinger som er tillagt undervisning. Som det fremgår av disse reglene må søkere som ansettes i undervisningsstilling som hovedregel enten dokumentere at de har pedagogisk basiskompetanse, eller skaffe seg slik kompetanse innen to år. På bakgrunn av innstillingsmyndighetens vurderinger bestemmer ansettelsesmyndigheten i sitt vedtak om den ansatte har pedagogisk kompetanse eller ikke.

For stipendiater skal en forskerutdanningsplan utgjøre en bindende del av arbeidsavtalen, jf. Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat (lovdata.no). Forutsetningen for ansettelse i stipendiatstillinger er opptak til doktorgradsprogrammet. Plan for gjennomføring av forskerutdanningen utarbeides av grunnenheten og stipendiaten i fellesskap.

Staten har fastsatt retningslinjer om karantene og/eller saksforbud. Retningslinjene åpner for at nye arbeidsavtaler kan inneholde en klausul om at det kan bli aktuelt å pålegge tidsbegrenset karantene og/eller saksforbud når arbeidstakeren går over til stilling utenfor statsforvaltningen. Ved UiO vil det sjelden være aktuelt med inngrep som karantene og saksforbud, men det kan unntaksvis være situasjoner hvor kunnskap opparbeidet ved universitetet vil kunne gi ny arbeidsgiver urettmessige konkurransefortrinn og særfordeler. Terskelen for inngrep som karantene og saksforbud skal imidlertid være høy, og at det må foretas en konkret og streng vurdering i hvert enkelt tilfelle av behovet for så inngripende restriksjoner.

1.6.2 Teknisk iverksetting

Se personalrutiner.

Vedtak om ansettelse er et enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens § 2, annet ledd (lovdata.no),og samtlige søkere må i henhold til forvaltningsovens § 27, første ledd (lovdata.no) , dermed informeres om avgjørelsen. Så snart stillingen er besatt, skal de øvrige søkerne underrettes skriftlig om hvem som er ansatt i stillingen. Se personalrutiner.

Arbeidsavtalen og skjemaet Vedlegg til arbeidsavtale (lastes ned som standardtekst direkte inn i ePhorte, se veiledning (pdf)) sendes Seksjon for lønn via ePhorte når den ansatte har akseptert tilbudet om stilling.

Når stillingen er tiltrådt, skal skjemaet Bekreftelse på tiltredelse (lastes ned som standardtekst direkte inn i ePhorte, se veiledning (pdf)) oversendes Seksjon for lønn. Dette bør gjøres den første arbeidsdagen.

1.6.3 Iverksetting av lønn

Ansettelsesforhold gjøres ofte gjeldende fra den 1. i en måned. Dersom det faller på en lørdag eller søndag, skal lønn likevel iverksettes fra den 1. i måneden, og ikke fra første aktive arbeidsdag. Dette har sammenheng med at lønnstabellens beregninger er basert på kalenderdager (dvs. medregnet lørdag og søndag). Hvis arbeidstaker tiltrer den første virkedag (arbeidsdag) i en måned, skal likevel full månedslønn utbetales selv om den første i måneden faller på en frilørdag, søndag, helgedag eller offisielle fridager og tiltredelse først skjer den påfølgende virkedag.

 

Publisert 21. feb. 2014 15:26 - Sist endret 25. nov. 2019 13:31